Instrucción 23

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SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORES DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Instrucción Nº 23/2005
Bs. As., 19/12/2005
VISTO: la Norma Marco sobre Control Interno aprobada por Resolución General SAFJP N° 2/98, la Instrucción SAFJP N° 8/98 y modificatorias y la Instrucción SAFJP N° 25/01, y,
CONSIDERANDO
Que la Norma Marco sobre Control Interno dispuso la obligación de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones de establecer un sistema de control interno.
Que el control interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización.
Que por Instrucción SAFJP N° 8/98 se creó un órgano especializado dentro de las Administradoras denominado Comité de Control Interno, que tiene a su cargo la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad.
Que resulta apropiado denominar a este órgano especializado "Comité de Control" en lugar de Comité de Control Interno, ya que será el responsable de evaluar y supervisar la ejecución de todas las actividades de control llevadas a cabo dentro de la Administradora.
Que este Organismo ha recogido como antecedente el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission), entre cuyos aportes más valiosos figura la importancia de involucrar a los más altos niveles decisorios de la empresa en la temática referida al control interno.
Que en este marco, el Comité de Control debe estar conformado por miembros del Directorio, ya que es objetivo de esta SAFJP lograr el máximo compromiso de sus miembros con el proceso de control interno.
Que el Directorio debe designar un funcionario denominado Contralor Interno que será el responsable del monitoreo y evaluación del sistema control interno en la Administradora.
Que el Comité de Control debe evaluar y supervisar la ejecución las actividades de control llevadas a cabo por el Contralor Interno para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno.
Que resulta de interés para esta SAFJP que un miembro del Directorio reemplace al Contralor Interno en el Comité de Control, a fin de promover un mayor compromiso de los integrantes del Comité con el mantenimiento del ambiente de control interno y proveer, por otra parte, una instancia independiente de supervisión de las actividades de control de dicho funcionario.
Que las tareas del Contralor Interno tienen como objetivo monitorear y evaluar el ambiente de control interno en la AFJP.
Que la naturaleza de las actividades del Contralor Interno hace necesario que planifique sus tareas.
Que la planificación del Contralor Interno debe incluir la identificación y análisis de los factores de riesgos, que afectan a los procesos críticos del negocio y al proceso de Sistemas, y la metodología utilizada para su evaluación.
Que las auditorías de calidad y los sistemas de autoevaluación de riesgos que existan en las AFJP son actividades complementarias a la gestión del Contralor Interno.
Que el Contralor Interno debe informar mensualmente al Comité de Control los resultados de las actividades llevadas a cabo en cumplimiento de las obligaciones previstas en la presente norma.
Que el Contralor Interno debe informar anualmente al Comité de Control la evaluación del ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos y el proceso de Sistemas de la AFJP.
Que el Contralor Interno debe documentar la ejecución de las pruebas de auditoría efectuadas para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma.
Que el Sistema Integrado de Supervisión requiere que la tarea de Auditoría Externa sea ejercida desde un punto de vista integral y con carácter complementario a las tareas a cargo del Contralor Interno.
Que la tarea de las Auditorías Externas tiene un papel importante en la fase operativa de control del Sistema Integrado de Supervisión como una de las fuentes de información sobre la que se fundamente el proceso de evaluación de las AFJP.
Que en este marco corresponde unificar y actualizar la normativa existente en función de la visión integradora de control, en la que interactúan y se complementan las tareas de control interno y externo.
Que es necesario regular la designación de los Auditores Externos, el régimen de inhabilidades y las pautas mínimas que deben contemplar los convenios que suscriban con las Administradoras para la prestación del servicio.
Que las normas de auditoría vigentes, de aplicación obligatoria para todos los profesionales matriculados en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la jurisdicción del ente auditado están contenidas en la Resolución Técnica N° 7 de la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS, y fijan las pautas a seguir para el desarrollo de las auditorías externas.
Que es necesario regular la comunicación a la SAFJP de las designaciones de los integrantes del Comité de Control, Contralor Interno y Auditores Externos y de las novedades que se produzcan al respecto.
Que es conveniente facultar al área técnica con competencia específica en la materia a suscribir las modificaciones que, en lo sucesivo, se introduzcan en los ANEXOS I a VII de la presente Instrucción.
Que la presente delegación resulta viable ya que se trata de normas cuyo objeto es eminentemente técnico y operativo.
Que para lograr la adecuada implementación de la presente norma resulta necesario establecer un plazo prudencial para su entrada en vigencia.
Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha tomado la intervención que le compete.
Que la presente se dicta en virtud de lo dispuesto por los artículos 118 inciso b) y 119 inciso c) de la Ley 24.241.
Por ello;
EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
INSTRUYE:
CAPITULO I.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTICULO 1° — El Directorio es el responsable del Sistema de Control Interno de la Administradora. El Directorio debe proveer los recursos y promover las acciones necesarias para que el Sistema de Control Interno se ajuste a la misión institucional y genere efectivamente los resultados esperados.
CAPITULO II.- COMITE DE CONTROL.
ARTICULO 2º — INTEGRACION: Las Administradoras deben constituir un Comité de Control integrado por directores titulares.
El número de integrantes debe ser impar y contar con un mínimo de tres miembros. Sus miembros permanecerán en esas funciones por un período mínimo de DOS (2) años, siempre que su mandato como director no expire antes, y podrán ser reelegidos.
Los directores designados en este Comité no deben ejercer ningún tipo de funciones ejecutivas vinculadas con la gestión de la AFJP. Uno de sus integrantes debe poseer conocimientos técnicos en materia de control interno.
Las funciones que por la presente norma se imponen a los miembros del Comité de Control son indelegables.
ARTICULO 3º — MISION: La misión del Comité de Control es la de velar por el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad de las Administradoras a través del mantenimiento de un adecuado ambiente de control interno.
ARTICULO 4° — FUNCIONES: El Comité de Control tiene, entre otras, las siguientes funciones:
1. Proponer al Directorio el funcionario que ocupará el cargo de Contralor Interno.
2. Evaluar y aprobar el Plan Anual de Control Interno.
3. Proponer al Directorio a los auditores externos y elevar para su aprobación el plan de tareas correspondiente.
4. Evaluar los resultados de las actividades de control llevadas a cabo por el Contralor Interno para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma, a través de los informes emitidos por dicho funcionario.
5. Supervisar las tareas ejecutadas por el Contralor Interno cuando las debilidades de control interno observadas en alguno de los procesos críticos impacten significativamente en su gestión.
6. Evaluar el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno.
7. Aprobar los Memorándum de Intención y Entendimiento impulsados por la AFJP y evaluar el desarrollo de los procesos correctivos.
8. Evaluar el Informe Anual de Ejecución del Plan Anual de Control Interno.
9. Tomar conocimiento de los estados contables de la AFJP y del Fondo y de los informes de auditoría externa y de la Comisión Fiscalizadora.
10. Proponer al Directorio modificaciones a la política de control interno en función del análisis de los resultados de las distintas evaluaciones del Sistema de Control Interno de la AFJP.
11. Mantener comunicación con los funcionarios de la Superintendencia de AFJP sobre todas las cuestiones vinculadas con el funcionamiento del Sistema de Control Interno en la Administradora.
12. Proponer al Directorio la adopción de Códigos de Etica para la gestión de todos los procesos críticos y velar por su conocimiento y cumplimiento.
ARTICULO 5º — FUNCIONAMIENTO: El Comité de Control debe reunirse como mínimo una vez al mes.
En cada reunión, debe labrarse un acta en la que se detalle el tratamiento de los temas incluidos en el orden del día. Dichas actas deben mantenerse en un archivo ordenado cronológicamente.
Asimismo, el archivo contendrá el Plan Anual de Control Interno, los informes efectuados por el Contralor Interno, el Informe Anual de Ejecución del Plan, los informes de otras áreas administrativas de control pertenecientes al Grupo Económico del que forma parte la AFJP en los que evalúe el ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas, el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno, el contrato de servicios de los auditores externos y el Plan de Auditoría Externa.
CAPITULO III.- CONTRALOR INTERNO.
ARTICULO 6º — DESIGNACION: El Directorio debe designar a un funcionario denominado Contralor Interno que dependerá directamente y reportará al Comité de Control de la AFJP.
ARTICULO 7º — MISION: El Contralor Interno es el responsable del monitoreo y evaluación del sistema de control interno de la AFJP.
ARTICULO 8º — REQUISITOS E INCOMPATIBILIDADES: El Contralor Interno debe acreditar iguales requisitos que los directores y gerentes de las Administradoras. No podrá designarse como Contralor Interno a quien se encuentre comprendido en alguna de las siguientes situaciones:
1. Desarrolle tareas como auditor externo de la Administradora o forme parte del estudio de auditoría al que pertenece el mismo,
2. Desarrolle otras funciones, dentro de la Administradora o en otras empresas del mismo grupo económico, excepto que se vinculen con el monitoreo de los sistemas de control interno,
3. Desarrolle funciones de asesoría o consultoría para la Administradora, aunque las mismas se realicen en forma independiente,
4. Desarrolle cualquier otra tarea que, a criterio de la SAFJP, implique potenciales conflictos de interés con su misión.
ARTICULO 9° — REEMPLAZO: En ningún caso la posición de Contralor Interno debe quedar vacante. El Comité de Control debe comunicar a la SAFJP dentro de los CINCO (5) días de producida la novedad, el funcionario que reemplazará o suplantará temporariamente al Contralor Interno en caso de ausencia o desvinculación. El funcionario que ocupe transitoriamente la posición de Contralor Interno debe reunir las condiciones establecidas en el artículo 8°.
En el caso de desvinculación, el Directorio debe designar un nuevo Contralor Interno en un plazo máximo de TREINTA (30) días de ocurrida la misma.
ARTICULO 10. — FUNCIONES: El Contralor Interno tiene, entre otras, las siguientes funciones:
1. Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Control Interno.
2. Elaborar el Informe Anual de Ejecución del Plan Anual de Control Interno.
3. Coordinar las actividades necesarias para facilitar las tareas de supervisión y fiscalización por parte de la SAFJP y ser el nexo en todas las cuestiones vinculadas con estas tareas.
4. Proponer y efectuar el seguimiento de las acciones correctivas que correspondan en caso de detectarse irregularidades como resultado de la ejecución del Plan Anual de Control Interno.
5. Efectuar el seguimiento de los cursos de acción adoptados por la AFJP para solucionar las debilidades de control interno detectadas como consecuencia de la realización de otras actividades de evaluación del sistema de control interno o de supervisión y/o fiscalización de la SAFJP.
6. Informar al Comité de Control las observaciones y/o medidas que efectúe o indique esta SAFJP.
7. Informar a esta SAFJP las observaciones que se vinculan con los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas.
8. Revisar los procedimientos internos en vigencia y los que estén en etapa de diseño, a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno.
CAPITULO IV.- INFORMES Y TAREAS DEL CONTRALOR INTERNO.
ARTICULO 11.- PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Contralor Interno debe confeccionar el Plan Anual de Control Interno, que se referirá al período comprendido entre el 1 de julio y 30 de junio del año siguiente.
El Plan Anual de Control Interno debe contener, al menos, la siguiente información:
1. La identificación y análisis de los factores de riesgo, que afectan a los procesos críticos del negocio y al proceso de sistemas, y la metodología utilizada para su evaluación. Dicha evaluación de riesgos será la base para la elaboración del Plan Anual de Control Interno.
2. La definición de los objetivos de control, sobre la base del análisis de riesgos, para los procesos críticos y sistemas.
3. Descripción de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que se aplicarán en cada uno de los procesos críticos.
4. La descripción de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que se aplicarán en el proceso de sistemas, las que deben abarcar, al menos, los siguientes aspectos: plan de contingencia; seguridad física y lógica; desarrollo, implementación y modificación de sistemas; resguardos de información y contratos con proveedores externos.
5. Un cronograma de ejecución de tareas con apertura mensual. En el mismo se debe discriminar la ejecución de las tareas determinadas sobre la base del análisis de riesgo de aquéllas planificadas para dar cumplimiento a los requerimientos normativos específicos de la Superintendencia.
6. La descripción de la metodología que se utilizará para el seguimiento de los cursos de acción que se adopten para solucionar las debilidades de control interno de la AFJP.
El Contralor Interno debe identificar los objetivos de control para cuya ejecución requerirá la asistencia de otras estructuras administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP e indicar el alcance que se le otorgará a dicha tarea.
El Contralor Interno debe identificar los procesos críticos que serán objeto de auditorías periódicas de calidad, en el caso de que la Administradora cuente con procesos críticos certificados bajo dichos estándares, e incluir en el cronograma de ejecución de tareas la oportunidad en que se llevarán a cabo las mismas.
Las auditorías de calidad serán complementarias de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que el Contralor Interno ejecute sobre el proceso crítico. Idéntico criterio se aplicará con relación a los sistemas de autoevaluación de riesgos y controles que existan en la AFJP.
ARTICULO 12. — APROBACION Y PRESENTACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Comité de Control debe aprobar el Plan Anual de Control Interno y remitirlo al Directorio de la Administradora, el que tomará conocimiento y resolverá sobre su aprobación. Se debe dejar constancia de su aprobación en el Libro de Actas del Directorio. El acta respectiva debe ser transcripta dentro de los TRES (3) días hábiles.
El Plan Anual de Control Interno, junto con las copias de las actas del Comité de Control y del Directorio que lo aprobaron, se debe presentar en esta Superintendencia hasta las 17.00 horas del 5 de junio de cada año o día hábil siguiente. También debe presentarse a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP un archivo que contenga el Plan Anual de Control Interno y/o sus modificaciones.
Las modificaciones a la información detallada en los incisos 2, 3, 4 y 5 del artículo 11 deberán informarse a la SAFJP, en un plazo de CINCO (5) días hábiles contados a partir de su aprobación por el Comité de Control. Debe acompañarse una nota explicativa de las razones que originaron las modificaciones al Plan Anual de Control Interno.
Las restantes modificaciones al Plan Anual de Control Interno deben aprobarse con idéntico procedimiento al descripto en el primer párrafo del presente artículo y remitirse a la SAFJP en un plazo de CINCO (5) días hábiles contados a partir de su aprobación por el Directorio.
ARTICULO 13. — INFORME MENSUAL: El Contralor Interno debe elaborar mensualmente un informe sobre las actividades llevadas a cabo durante el mes calendario inmediato anterior. Dicho informe debe ser presentado ante el Comité de Control y contener, como mínimo, la siguiente información:
1. El grado de cumplimiento del Plan Anual de Control Interno. Debe indicar el estado de ejecución de las tareas planificadas, las reprogramaciones efectuadas y la fecha estimada de realización.
2. El detalle de las tareas realizadas, las conclusiones surgidas de la revisión, los comentarios de las áreas auditadas y las medidas correctivas y/o planes de acción propuestos con indicación de los plazos para su implementación y los responsables de su ejecución.
3. La evaluación de las observaciones comunicadas por la SAFJP. Debe dejar constancia del curso de acción adoptado para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
4. La evaluación de las observaciones que se vinculan con los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas surgidas de los informes que realice la Auditoría Interna del grupo económico al que pertenece la AFJP, sus accionistas u otros organismos de control con facultades legales para ello. Debe dejar constancia del curso de acción propuesto para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
5. La evaluación de las observaciones surgidas del Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno. Debe dejar constancia del curso de acción propuesto para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
6. La evaluación de los resultados de las auditorías de calidad cuando la Administradora cuente con procesos críticos certificados bajo alguno de dichos estándares.
7. El seguimiento de los planes de acción propuestos o solicitados para la regularización de observaciones informadas en cumplimiento de lo dispuesto en los incisos 2 a 6 del presente artículo.
8. El seguimiento de los procesos correctivos con indicación de las novedades producidas en el mes informado y el grado de avance de las acciones comprometidas por la AFJP.
9. El resultado de la comunicación mantenida con los funcionarios de la SAFJP, sobre todo en cuanto a cuestiones vinculadas con los procesos críticos y sistemas.
10. Todos los aspectos relacionados con las mejoras en el ambiente de control, en especial en las siguientes materias: afiliaciones y traspasos, información al usuario, beneficios y seguros, recaudación y administración de la cuenta de capitalización individual, inversiones y sistemas.
El Contralor Interno debe informar los objetivos de control que fueron ejecutados con la asistencia de otras áreas administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP.
El informe del Contralor Interno, con sus anexos, junto con la copia del acta de la reunión del Comité de Control que le dio tratamiento, se debe presentar en esta Superintendencia dentro de los primeros CINCO (5) días hábiles del mes subsiguiente al que corresponde el informe a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP. Asimismo, en el envío se incluirán todas las actas de las reuniones del Comité de Control que hayan tenido lugar en el período informado.
ARTICULO 14. — INFORME ANUAL DE EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Contralor Interno debe informar al Comité de Control la evaluación de la ejecución de las actividades incluidas en el Plan Anual de Control Interno, una vez finalizado el período comprendido entre el 1 de julio y el 30 de junio del año siguiente.
El informe debe incluir, como mínimo, una reseña sobre los siguientes aspectos:
1. Recomendaciones y sugerencias efectuadas sobre los procedimientos de control interno que permitan el manejo anticipado de riesgos y la optimización de la gestión de los procesos críticos.
2. Desarrollo de nuevos emprendimientos y proyectos que contribuyan a mejorar el ambiente de control interno de la AFJP.
3. Consideración del resultado de las tareas realizadas durante el ejercicio finalizado en la evaluación de riesgos utilizada para la confección del siguiente Plan Anual de Control Interno. Se debe indicar cual ha sido la evaluación global del ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos y el proceso de sistemas, las principales debilidades de control interno detectadas y los motivos por los cuales se eliminaron tareas en el nuevo plan o se redujo el alcance de las mismas.
4. Consideración del resultado de la evaluación y recomendaciones de la Superintendencia, y de las efectuadas por los auditores externos y otras áreas de control, pertenecientes al grupo económico del que forma parte la Administradora, en la evaluación de riesgos utilizada para la confección del Plan Anual de Control Interno.
El Informe Anual de Ejecución debe ser tratado por el Comité de Control junto con el informe de las actividades del Contralor Interno correspondientes al mes de junio y presentarse a esta Superintendencia en los términos y plazo requeridos por el artículo 13 de la presente Instrucción.
ARTICULO 15. — DOCUMENTACION DEL PROCESO DE CONTROL: El Contralor Interno debe documentar la ejecución de las pruebas de auditoría efectuadas para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma.
Para tal fin, debe confeccionar legajos que contengan programas de trabajo que condensen y resuman en un cuerpo orgánico y sistemático los objetivos generales que se persiguen con la revisión, los procedimientos de auditoría aplicados, con indicación del alcance otorgado a los mismos, las características del universo a analizar en cada prueba, las muestras determinadas y el criterio de selección de las mismas y toda la documentación que respalda la ejecución de las pruebas de cumplimiento y sustantivas.
Por otra parte, debe documentar la ejecución de las actividades necesarias para dar cumplimiento a los puntos 2 a 10 del artículo 13.
El Contralor Interno debe documentar la coordinación de los objetivos de control y del alcance otorgado a la tarea cuando las pruebas de auditoría se ejecuten con la asistencia de otras áreas administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP. También, debe documentar el análisis, junto con la mencionada estructura de control, de las observaciones, su comunicación a las áreas auditadas, los cursos de acción fijados para su regularización y el monitoreo del seguimiento de la implementación de las medidas correctivas adoptadas.
CAPITULO V.- AUDITOR EXTERNO.
ARTICULO 16. — DESIGNACION: El Directorio debe designar al Contador Público que efectuará la auditoría externa de los estados contables de la AFJP y del Fondo. En caso de considerarlo conveniente, podrá designar a más de un profesional para desarrollar dicha tarea.
ARTICULO 17. — CONTRATO: Cláusulas obligatorias de los convenios para la prestación del servicio. Los convenios suscriptos por las Administradoras y los profesionales que acepten prestar el servicio de auditoría externa deben instrumentarse por escrito y contener, como mínimo, cláusulas expresas por las que:
1. Los profesionales declaren conocer y aceptar las obligaciones establecidas en la Ley N° 24.241 y su reglamentación.
2. Se establezca el plazo de contratación.
ARTICULO 18. — INHABILIDADES: No podrán ejercer la función de auditoría externa a nombre propio o a través de Asociaciones de Profesionales en Ciencias Económicas, los Contadores Públicos que:
1. Se encuentren comprendidos en alguno de los supuestos de falta de independencia previstos en la Resolución Técnica N° 7 de la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS, en adelante F.A.C.P.C.E.
2. Se encuentren alcanzados por alguna de las inhabilidades previstas en el artículo 60 de la Ley N° 24.241 y sus modificatorias.
3. Hayan sido inhabilitados para ejercer la profesión por cualquiera de los Consejos Profesionales de Ciencias Económicas del país.
4. Hayan sido inhabilitados para ejercer funciones similares por otros organismos de contralor.
5. Desempeñen tareas de Contralor Interno en la Administradora o se hayan desempeñado como tales en el ejercicio objeto de la auditoría.
6. Asuman actividades de gestión tales como autorizar, realizar o consumar una operación, o de alguna manera ejerzan algún tipo de acción en representación de la entidad o tener facultad para hacerlo.
7. Provean servicios de asistencia al órgano de administración, en su responsabilidad de llevar los registros contables conforme las disposiciones legales vigentes y de preparar los estados contables de acuerdo con las normas contables adoptadas por la Superintendencia, que impliquen tomar decisiones de administración u ocupar un rol equivalente al de la gerencia.
8. Provean servicios de tecnología, que incluyen el diseño e implementación de sistemas de información contable.
Las Administradoras deben comunicar a la Superintendencia dentro de los CINCO (5) días de conocido, la existencia de cualquier hecho o circunstancia de las mencionadas precedentemente, que impida la continuación del vínculo existente a los efectos de registrar su baja.
CAPITULO VI.- INFORMES DEL AUDITOR EXTERNO.
ARTICULO 19. — PLANIFICACION DE LA AUDITORIA EXTERNA: El Auditor Externo debe confeccionar su plan de auditoría externa por escrito. Dicho plan debe identificar las tareas a desarrollar para la confección de los informes y para la revisión de los Estados Contables Trimestrales y Anuales relativos a la Administradora y al Fondo, y sobre los Sistemas de Control Interno de la Administradora.
El informe escrito de la planificación del trabajo debe ser presentado para conocimiento del Comité de Control con la anticipación necesaria para su consideración en la definición de las actividades de control que se incluirán en el Plan Anual de Control Interno.
ARTICULO 20. — INFORMES Y TAREAS: El Auditor Externo debe efectuar el examen de los Estados Contables Trimestrales y Anuales de la AFJP y del Fondo por ella administrado, y los informes especiales requeridos en este cuerpo, que se mencionan en los ANEXOS I a V, de acuerdo a las Normas de Auditoría vigentes establecidas por la F.A.C.P.C.E. y al cumplimiento de las disposiciones de la Ley 24.241 y de las normas de la Superintendencia.
El Auditor Externo, en oportunidad del Informe Anual de la Administradora y del Fondo, debe efectuar pruebas sustantivas destinadas a cubrir los aspectos que se mencionan en el ANEXO IV, con independencia de su significatividad y atendiendo especialmente a las características de la actividad de las AFJP.
ARTICULO 21. — INFORME ANUAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: El Auditor Externo debe presentar un informe conforme lo establecido en el Capítulo III, apartado C, punto 41 de la Resolución Técnica N° 7 de la F.A.C.P.C.E. que se denominará Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno, cuyo contenido mínimo se describe en el ANEXO V. El presente informe debe ser remitido a esta Superintendencia junto con el Informe Anual de la Administradora.
Las debilidades de control interno que surjan del citado informe, junto con los comentarios de los funcionarios responsables, las medidas correctivas que se adoptarán para su solución, con indicación de los plazos y responsables de su implementación, y la oportunidad en que el Contralor Interno realizará su seguimiento, deben ser tratadas por el Comité de Control junto con el informe de las actividades del Contralor Interno correspondientes al mes de agosto y presentarse a esta Superintendencia en los términos y plazo requeridos por el artículo 13 de la presente Instrucción.
También debe remitirse en idéntico plazo, a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP, un archivo que contenga el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno.
CAPITULO VII.- OTRAS DISPOSICIONES.
ARTICULO 22. — MIEMBROS DEL COMITE DE CONTROL y CONTRALOR INTERNO – COMUNICACION DE SU DESIGNACION: Las AFJP deben comunicar las designaciones, cesaciones en los cargos, reelecciones y novedades vinculadas con los integrantes del Comité de Control y del Contralor Interno, de conformidad con el procedimiento descripto en el Anexo I de la Instrucción SAFJP N° 17/01 (formulario electrónico N° 060-001-"Información de novedades de funcionarios de AFJP").
ARTICULO 23. — AUDITOR EXTERNO - COMUNICACION DE SU DESIGNACION: La designación del Auditor Externo y toda modificación de los datos informados previamente, deben comunicarse por medio electrónico, dentro de los CINCO (5) días hábiles de producidos, de conformidad al procedimiento descripto en el ANEXO VI de la presente Instrucción para la integración del formulario electrónico N° 060- 003 "Información de la designación y novedades de los Auditores Externos".
Dentro del plazo de VEINTE (20) días hábiles contados a partir de la designación, la Administradora debe presentar el formulario N° 060-004 "Declaración Jurada de los Auditores Externos" que como ANEXO VII forma parte de la presente Instrucción, con firma del auditor designado certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
ARTICULO 24. — DELEGACION DE FACULTADES: Facúltase al Gerente de Control de Entidades, a suscribir las modificaciones que se introduzcan en lo sucesivo a los ANEXOS I a VII de la presente Instrucción.
ARTICULO 25. — DISPOSICIONES DEROGATORIAS: Deróganse las Instrucciones SAFJP N° 8/98, 5/99, 24/01 y 25/01 a partir de la plena vigencia de la presente Instrucción.
ARTICULO 26. — VIGENCIA: Las disposiciones establecidas en la presente Instrucción entrarán en vigencia con el Plan Anual de Control Interno que se inicie a partir del 1° de julio de 2006.
ARTICULO 27. — DISPOSICIONES TRANSITORIAS:
1. La integración del Comité de Control y la designación del Contralor Interno de conformidad con lo establecido en los artículos 2° y 6° de la presente Instrucción debe efectuarse hasta el 30 de abril de 2006.
2. Los miembros del Comité de Control y el Contralor Interno deben observar las disposiciones de la Instrucción SAFJP N° 8/98 y modificatorias y tienen las responsabilidades y funciones previstas en la misma hasta el 30 de junio de 2006.
3. Las disposiciones establecidas en los artículos 14 y 21 serán de aplicación al ejercicio finalizado el 30 de junio de 2006.
ARTICULO 28: Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. — Dr. JUAN HORACIO GONZALEZ GAVIOLA, Superintendente de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones.
–––––––––––––
NOTA: Esta Resolución se publica sin Anexos. La documentación no publicada puede ser consultada en la Sede Central de esta Dirección Nacional (Suipacha 767 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires) y en www.boletinoficial.gov.ar
e. 23/12 N° 501.122 v. 23/12/2005

Texto Actualizado

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORES DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Instrucción Nº 23/2005
Bs. As., 19/12/2005
VISTO: la Norma Marco sobre Control Interno aprobada por Resolución General SAFJP N° 2/98, la Instrucción SAFJP N° 8/98 y modificatorias y la Instrucción SAFJP N° 25/01, y,
CONSIDERANDO
Que la Norma Marco sobre Control Interno dispuso la obligación de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones de establecer un sistema de control interno.
Que el control interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización.
Que por Instrucción SAFJP N° 8/98 se creó un órgano especializado dentro de las Administradoras denominado Comité de Control Interno, que tiene a su cargo la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad.
Que resulta apropiado denominar a este órgano especializado "Comité de Control" en lugar de Comité de Control Interno, ya que será el responsable de evaluar y supervisar la ejecución de todas las actividades de control llevadas a cabo dentro de la Administradora.
Que este Organismo ha recogido como antecedente el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission), entre cuyos aportes más valiosos figura la importancia de involucrar a los más altos niveles decisorios de la empresa en la temática referida al control interno.
Que en este marco, el Comité de Control debe estar conformado por miembros del Directorio, ya que es objetivo de esta SAFJP lograr el máximo compromiso de sus miembros con el proceso de control interno.
Que el Directorio debe designar un funcionario denominado Contralor Interno que será el responsable del monitoreo y evaluación del sistema control interno en la Administradora.
Que el Comité de Control debe evaluar y supervisar la ejecución las actividades de control llevadas a cabo por el Contralor Interno para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno.
Que resulta de interés para esta SAFJP que un miembro del Directorio reemplace al Contralor Interno en el Comité de Control, a fin de promover un mayor compromiso de los integrantes del Comité con el mantenimiento del ambiente de control interno y proveer, por otra parte, una instancia independiente de supervisión de las actividades de control de dicho funcionario.
Que las tareas del Contralor Interno tienen como objetivo monitorear y evaluar el ambiente de control interno en la AFJP.
Que la naturaleza de las actividades del Contralor Interno hace necesario que planifique sus tareas.
Que la planificación del Contralor Interno debe incluir la identificación y análisis de los factores de riesgos, que afectan a los procesos críticos del negocio y al proceso de Sistemas, y la metodología utilizada para su evaluación.
Que las auditorías de calidad y los sistemas de autoevaluación de riesgos que existan en las AFJP son actividades complementarias a la gestión del Contralor Interno.
Que el Contralor Interno debe informar mensualmente al Comité de Control los resultados de las actividades llevadas a cabo en cumplimiento de las obligaciones previstas en la presente norma.
Que el Contralor Interno debe informar anualmente al Comité de Control la evaluación del ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos y el proceso de Sistemas de la AFJP.
Que el Contralor Interno debe documentar la ejecución de las pruebas de auditoría efectuadas para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma.
Que el Sistema Integrado de Supervisión requiere que la tarea de Auditoría Externa sea ejercida desde un punto de vista integral y con carácter complementario a las tareas a cargo del Contralor Interno.
Que la tarea de las Auditorías Externas tiene un papel importante en la fase operativa de control del Sistema Integrado de Supervisión como una de las fuentes de información sobre la que se fundamente el proceso de evaluación de las AFJP.
Que en este marco corresponde unificar y actualizar la normativa existente en función de la visión integradora de control, en la que interactúan y se complementan las tareas de control interno y externo.
Que es necesario regular la designación de los Auditores Externos, el régimen de inhabilidades y las pautas mínimas que deben contemplar los convenios que suscriban con las Administradoras para la prestación del servicio.
Que las normas de auditoría vigentes, de aplicación obligatoria para todos los profesionales matriculados en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la jurisdicción del ente auditado están contenidas en la Resolución Técnica N° 7 de la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS, y fijan las pautas a seguir para el desarrollo de las auditorías externas.
Que es necesario regular la comunicación a la SAFJP de las designaciones de los integrantes del Comité de Control, Contralor Interno y Auditores Externos y de las novedades que se produzcan al respecto.
Que es conveniente facultar al área técnica con competencia específica en la materia a suscribir las modificaciones que, en lo sucesivo, se introduzcan en los ANEXOS I a VII de la presente Instrucción.
Que la presente delegación resulta viable ya que se trata de normas cuyo objeto es eminentemente técnico y operativo.
Que para lograr la adecuada implementación de la presente norma resulta necesario establecer un plazo prudencial para su entrada en vigencia.
Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha tomado la intervención que le compete.
Que la presente se dicta en virtud de lo dispuesto por los artículos 118 inciso b) y 119 inciso c) de la Ley 24.241.
Por ello;
EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
INSTRUYE:
CAPITULO I.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTICULO 1° — El Directorio es el responsable del Sistema de Control Interno de la Administradora. El Directorio debe proveer los recursos y promover las acciones necesarias para que el Sistema de Control Interno se ajuste a la misión institucional y genere efectivamente los resultados esperados.
CAPITULO II.- COMITE DE CONTROL.
ARTICULO 2º — INTEGRACION: Las Administradoras deben constituir un Comité de Control integrado por directores titulares.
El número de integrantes debe ser impar y contar con un mínimo de tres miembros. Sus miembros permanecerán en esas funciones por un período mínimo de DOS (2) años, siempre que su mandato como director no expire antes, y podrán ser reelegidos.
Los directores designados en este Comité no deben ejercer ningún tipo de funciones ejecutivas vinculadas con la gestión de la AFJP. Uno de sus integrantes debe poseer conocimientos técnicos en materia de control interno.
Las funciones que por la presente norma se imponen a los miembros del Comité de Control son indelegables.
(Nota Infoleg: por art. 2° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006 se establece que la integración del Comité al que se refiere este artículo debe efectuarse hasta el 30/7/2006)
ARTICULO 3º — MISION: La misión del Comité de Control es la de velar por el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad de las Administradoras a través del mantenimiento de un adecuado ambiente de control interno.
ARTICULO 4° — FUNCIONES: El Comité de Control tiene, entre otras, las siguientes funciones:
1. Proponer al Directorio el funcionario que ocupará el cargo de Contralor Interno.
2. Evaluar y aprobar el Plan Anual de Control Interno.
3. Proponer al Directorio a los auditores externos y elevar para su aprobación el plan de tareas correspondiente.
4. Evaluar los resultados de las actividades de control llevadas a cabo por el Contralor Interno para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma, a través de los informes emitidos por dicho funcionario.
5. Supervisar las tareas ejecutadas por el Contralor Interno cuando las debilidades de control interno observadas en alguno de los procesos críticos impacten significativamente en su gestión.
6. Evaluar el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno.
7. Aprobar los Memorándum de Intención y Entendimiento impulsados por la AFJP y evaluar el desarrollo de los procesos correctivos.
8. Evaluar el Informe Anual de Ejecución del Plan Anual de Control Interno.
9. Tomar conocimiento de los estados contables de la AFJP y del Fondo y de los informes de auditoría externa y de la Comisión Fiscalizadora.
10. Proponer al Directorio modificaciones a la política de control interno en función del análisis de los resultados de las distintas evaluaciones del Sistema de Control Interno de la AFJP.
11. Mantener comunicación con los funcionarios de la Superintendencia de AFJP sobre todas las cuestiones vinculadas con el funcionamiento del Sistema de Control Interno en la Administradora.
12. Proponer al Directorio la adopción de Códigos de Etica para la gestión de todos los procesos críticos y velar por su conocimiento y cumplimiento.
ARTICULO 5º — FUNCIONAMIENTO: El Comité de Control debe reunirse como mínimo una vez al mes.
En cada reunión, debe labrarse un acta en la que se detalle el tratamiento de los temas incluidos en el orden del día. Dichas actas deben mantenerse en un archivo ordenado cronológicamente.
Asimismo, el archivo contendrá el Plan Anual de Control Interno, los informes efectuados por el Contralor Interno, el Informe Anual de Ejecución del Plan, los informes de otras áreas administrativas de control pertenecientes al Grupo Económico del que forma parte la AFJP en los que evalúe el ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas, el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno, el contrato de servicios de los auditores externos y el Plan de Auditoría Externa.
CAPITULO III.- CONTRALOR INTERNO.
ARTICULO 6º — DESIGNACION: El Directorio debe designar a un funcionario denominado Contralor Interno que dependerá directamente y reportará al Comité de Control de la AFJP.
(Nota Infoleg: por art. 2° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006 se establece que la designación del Contralor Interno a que se refiere este artículo debe efectuarse hasta el 30/7/2006)
ARTICULO 7º — MISION: El Contralor Interno es el responsable del monitoreo y evaluación del sistema de control interno de la AFJP.
ARTICULO 8º — REQUISITOS E INCOMPATIBILIDADES: El Contralor Interno debe acreditar iguales requisitos que los directores y gerentes de las Administradoras. No podrá designarse como Contralor Interno a quien se encuentre comprendido en alguna de las siguientes situaciones:
1. Desarrolle tareas como auditor externo de la Administradora o forme parte del estudio de auditoría al que pertenece el mismo,
2. Desarrolle otras funciones, dentro de la Administradora o en otras empresas del mismo grupo económico, excepto que se vinculen con el monitoreo de los sistemas de control interno,
3. Desarrolle funciones de asesoría o consultoría para la Administradora, aunque las mismas se realicen en forma independiente,
4. Desarrolle cualquier otra tarea que, a criterio de la SAFJP, implique potenciales conflictos de interés con su misión.
ARTICULO 9° — REEMPLAZO: En ningún caso la posición de Contralor Interno debe quedar vacante. El Comité de Control debe comunicar a la SAFJP dentro de los CINCO (5) días de producida la novedad, el funcionario que reemplazará o suplantará temporariamente al Contralor Interno en caso de ausencia o desvinculación. El funcionario que ocupe transitoriamente la posición de Contralor Interno debe reunir las condiciones establecidas en el artículo 8°.
En el caso de desvinculación, el Directorio debe designar un nuevo Contralor Interno en un plazo máximo de TREINTA (30) días de ocurrida la misma.
ARTICULO 10. — FUNCIONES: El Contralor Interno tiene, entre otras, las siguientes funciones:
1. Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Control Interno.
2. Elaborar el Informe Anual de Ejecución del Plan Anual de Control Interno.
3. Coordinar las actividades necesarias para facilitar las tareas de supervisión y fiscalización por parte de la SAFJP y ser el nexo en todas las cuestiones vinculadas con estas tareas.
4. Proponer y efectuar el seguimiento de las acciones correctivas que correspondan en caso de detectarse irregularidades como resultado de la ejecución del Plan Anual de Control Interno.
5. Efectuar el seguimiento de los cursos de acción adoptados por la AFJP para solucionar las debilidades de control interno detectadas como consecuencia de la realización de otras actividades de evaluación del sistema de control interno o de supervisión y/o fiscalización de la SAFJP.
6. Informar al Comité de Control las observaciones y/o medidas que efectúe o indique esta SAFJP.
7. Informar a esta SAFJP las observaciones que se vinculan con los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas.
8. Revisar los procedimientos internos en vigencia y los que estén en etapa de diseño, a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno.
CAPITULO IV.- INFORMES Y TAREAS DEL CONTRALOR INTERNO.
ARTICULO 11.- PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Contralor Interno debe confeccionar el Plan Anual de Control Interno, que se referirá al período comprendido entre el 1 de julio y 30 de junio del año siguiente.
El Plan Anual de Control Interno debe contener, al menos, la siguiente información:
1. La identificación y análisis de los factores de riesgo, que afectan a los procesos críticos del negocio y al proceso de sistemas, y la metodología utilizada para su evaluación. Dicha evaluación de riesgos será la base para la elaboración del Plan Anual de Control Interno.
2. La definición de los objetivos de control, sobre la base del análisis de riesgos, para los procesos críticos y sistemas.
3. Descripción de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que se aplicarán en cada uno de los procesos críticos.
4. La descripción de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que se aplicarán en el proceso de sistemas, las que deben abarcar, al menos, los siguientes aspectos: plan de contingencia; seguridad física y lógica; desarrollo, implementación y modificación de sistemas; resguardos de información y contratos con proveedores externos.
5. Un cronograma de ejecución de tareas con apertura mensual. En el mismo se debe discriminar la ejecución de las tareas determinadas sobre la base del análisis de riesgo de aquéllas planificadas para dar cumplimiento a los requerimientos normativos específicos de la Superintendencia.
6. La descripción de la metodología que se utilizará para el seguimiento de los cursos de acción que se adopten para solucionar las debilidades de control interno de la AFJP.
El Contralor Interno debe identificar los objetivos de control para cuya ejecución requerirá la asistencia de otras estructuras administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP e indicar el alcance que se le otorgará a dicha tarea.
El Contralor Interno debe identificar los procesos críticos que serán objeto de auditorías periódicas de calidad, en el caso de que la Administradora cuente con procesos críticos certificados bajo dichos estándares, e incluir en el cronograma de ejecución de tareas la oportunidad en que se llevarán a cabo las mismas.
Las auditorías de calidad serán complementarias de las pruebas de cumplimiento y sustantivas que el Contralor Interno ejecute sobre el proceso crítico. Idéntico criterio se aplicará con relación a los sistemas de autoevaluación de riesgos y controles que existan en la AFJP.
ARTICULO 12. — APROBACION Y PRESENTACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Comité de Control debe aprobar el Plan Anual de Control Interno y remitirlo al Directorio de la Administradora, el que tomará conocimiento y resolverá sobre su aprobación. Se debe dejar constancia de su aprobación en el Libro de Actas del Directorio. El acta respectiva debe ser transcripta dentro de los TRES (3) días hábiles.
El Plan Anual de Control Interno, junto con las copias de las actas del Comité de Control y del Directorio que lo aprobaron, se debe presentar en esta Superintendencia hasta las 17.00 horas del 5 de junio de cada año o día hábil siguiente. También debe presentarse a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP un archivo que contenga el Plan Anual de Control Interno y/o sus modificaciones.
Las modificaciones a la información detallada en los incisos 2, 3, 4 y 5 del artículo 11 deberán informarse a la SAFJP, en un plazo de CINCO (5) días hábiles contados a partir de su aprobación por el Comité de Control. Debe acompañarse una nota explicativa de las razones que originaron las modificaciones al Plan Anual de Control Interno.
Las restantes modificaciones al Plan Anual de Control Interno deben aprobarse con idéntico procedimiento al descripto en el primer párrafo del presente artículo y remitirse a la SAFJP en un plazo de CINCO (5) días hábiles contados a partir de su aprobación por el Directorio.
ARTICULO 13. — INFORME MENSUAL: El Contralor Interno debe elaborar mensualmente un informe sobre las actividades llevadas a cabo durante el mes calendario inmediato anterior. Dicho informe debe ser presentado ante el Comité de Control y contener, como mínimo, la siguiente información:
1. El grado de cumplimiento del Plan Anual de Control Interno. Debe indicar el estado de ejecución de las tareas planificadas, las reprogramaciones efectuadas y la fecha estimada de realización.
2. El detalle de las tareas realizadas, las conclusiones surgidas de la revisión, los comentarios de las áreas auditadas y las medidas correctivas y/o planes de acción propuestos con indicación de los plazos para su implementación y los responsables de su ejecución.
3. La evaluación de las observaciones comunicadas por la SAFJP. Debe dejar constancia del curso de acción adoptado para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
4. La evaluación de las observaciones que se vinculan con los procesos críticos de la AFJP y el proceso de sistemas surgidas de los informes que realice la Auditoría Interna del grupo económico al que pertenece la AFJP, sus accionistas u otros organismos de control con facultades legales para ello. Debe dejar constancia del curso de acción propuesto para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
5. La evaluación de las observaciones surgidas del Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno. Debe dejar constancia del curso de acción propuesto para su regularización, el plazo previsto para su implementación y el responsable de su ejecución.
6. La evaluación de los resultados de las auditorías de calidad cuando la Administradora cuente con procesos críticos certificados bajo alguno de dichos estándares.
7. El seguimiento de los planes de acción propuestos o solicitados para la regularización de observaciones informadas en cumplimiento de lo dispuesto en los incisos 2 a 6 del presente artículo.
8. El seguimiento de los procesos correctivos con indicación de las novedades producidas en el mes informado y el grado de avance de las acciones comprometidas por la AFJP.
9. El resultado de la comunicación mantenida con los funcionarios de la SAFJP, sobre todo en cuanto a cuestiones vinculadas con los procesos críticos y sistemas.
10. Todos los aspectos relacionados con las mejoras en el ambiente de control, en especial en las siguientes materias: afiliaciones y traspasos, información al usuario, beneficios y seguros, recaudación y administración de la cuenta de capitalización individual, inversiones y sistemas.
El Contralor Interno debe informar los objetivos de control que fueron ejecutados con la asistencia de otras áreas administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP.
El informe del Contralor Interno, con sus anexos, junto con la copia del acta de la reunión del Comité de Control que le dio tratamiento, se debe presentar en esta Superintendencia dentro de los primeros CINCO (5) días hábiles del mes subsiguiente al que corresponde el informe a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP. Asimismo, en el envío se incluirán todas las actas de las reuniones del Comité de Control que hayan tenido lugar en el período informado.
ARTICULO 14. — INFORME ANUAL DE EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO: El Contralor Interno debe informar al Comité de Control la evaluación de la ejecución de las actividades incluidas en el Plan Anual de Control Interno, una vez finalizado el período comprendido entre el 1 de julio y el 30 de junio del año siguiente.
El informe debe incluir, como mínimo, una reseña sobre los siguientes aspectos:
1. Recomendaciones y sugerencias efectuadas sobre los procedimientos de control interno que permitan el manejo anticipado de riesgos y la optimización de la gestión de los procesos críticos.
2. Desarrollo de nuevos emprendimientos y proyectos que contribuyan a mejorar el ambiente de control interno de la AFJP.
3. Consideración del resultado de las tareas realizadas durante el ejercicio finalizado en la evaluación de riesgos utilizada para la confección del siguiente Plan Anual de Control Interno. Se debe indicar cual ha sido la evaluación global del ambiente de control interno en el que se desarrollan los procesos críticos y el proceso de sistemas, las principales debilidades de control interno detectadas y los motivos por los cuales se eliminaron tareas en el nuevo plan o se redujo el alcance de las mismas.
4. Consideración del resultado de la evaluación y recomendaciones de la Superintendencia, y de las efectuadas por los auditores externos y otras áreas de control, pertenecientes al grupo económico del que forma parte la Administradora, en la evaluación de riesgos utilizada para la confección del Plan Anual de Control Interno.
El Informe Anual de Ejecución debe ser tratado por el Comité de Control junto con el informe de las actividades del Contralor Interno correspondientes al mes de junio y presentarse a esta Superintendencia en los términos y plazo requeridos por el artículo 13 de la presente Instrucción.
(Nota Infoleg: por art. 4° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006 se establece que esta disposición será de aplicación al ejercicio finalizado al 30 de junio de 2006)
ARTICULO 15. — DOCUMENTACION DEL PROCESO DE CONTROL: El Contralor Interno debe documentar la ejecución de las pruebas de auditoría efectuadas para dar cumplimiento al Plan Anual de Control Interno y a las responsabilidades previstas en la presente norma.
Para tal fin, debe confeccionar legajos que contengan programas de trabajo que condensen y resuman en un cuerpo orgánico y sistemático los objetivos generales que se persiguen con la revisión, los procedimientos de auditoría aplicados, con indicación del alcance otorgado a los mismos, las características del universo a analizar en cada prueba, las muestras determinadas y el criterio de selección de las mismas y toda la documentación que respalda la ejecución de las pruebas de cumplimiento y sustantivas.
Por otra parte, debe documentar la ejecución de las actividades necesarias para dar cumplimiento a los puntos 2 a 10 del artículo 13.
El Contralor Interno debe documentar la coordinación de los objetivos de control y del alcance otorgado a la tarea cuando las pruebas de auditoría se ejecuten con la asistencia de otras áreas administrativas de control pertenecientes al grupo económico del que forma parte la AFJP. También, debe documentar el análisis, junto con la mencionada estructura de control, de las observaciones, su comunicación a las áreas auditadas, los cursos de acción fijados para su regularización y el monitoreo del seguimiento de la implementación de las medidas correctivas adoptadas.
CAPITULO V.- AUDITOR EXTERNO.
ARTICULO 16. — DESIGNACION: El Directorio debe designar al Contador Público que efectuará la auditoría externa de los estados contables de la AFJP y del Fondo. En caso de considerarlo conveniente, podrá designar a más de un profesional para desarrollar dicha tarea.
ARTICULO 17. — CONTRATO: Cláusulas obligatorias de los convenios para la prestación del servicio. Los convenios suscriptos por las Administradoras y los profesionales que acepten prestar el servicio de auditoría externa deben instrumentarse por escrito y contener, como mínimo, cláusulas expresas por las que:
1. Los profesionales declaren conocer y aceptar las obligaciones establecidas en la Ley N° 24.241 y su reglamentación.
2. Se establezca el plazo de contratación.
ARTICULO 18. — INHABILIDADES: No podrán ejercer la función de auditoría externa a nombre propio o a través de Asociaciones de Profesionales en Ciencias Económicas, los Contadores Públicos que:
1. Se encuentren comprendidos en alguno de los supuestos de falta de independencia previstos en la Resolución Técnica N° 7 de la FEDERACION ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS, en adelante F.A.C.P.C.E.
2. Se encuentren alcanzados por alguna de las inhabilidades previstas en el artículo 60 de la Ley N° 24.241 y sus modificatorias.
3. Hayan sido inhabilitados para ejercer la profesión por cualquiera de los Consejos Profesionales de Ciencias Económicas del país.
4. Hayan sido inhabilitados para ejercer funciones similares por otros organismos de contralor.
5. Desempeñen tareas de Contralor Interno en la Administradora o se hayan desempeñado como tales en el ejercicio objeto de la auditoría.
6. Asuman actividades de gestión tales como autorizar, realizar o consumar una operación, o de alguna manera ejerzan algún tipo de acción en representación de la entidad o tener facultad para hacerlo.
7. Provean servicios de asistencia al órgano de administración, en su responsabilidad de llevar los registros contables conforme las disposiciones legales vigentes y de preparar los estados contables de acuerdo con las normas contables adoptadas por la Superintendencia, que impliquen tomar decisiones de administración u ocupar un rol equivalente al de la gerencia.
8. Provean servicios de tecnología, que incluyen el diseño e implementación de sistemas de información contable.
Las Administradoras deben comunicar a la Superintendencia dentro de los CINCO (5) días de conocido, la existencia de cualquier hecho o circunstancia de las mencionadas precedentemente, que impida la continuación del vínculo existente a los efectos de registrar su baja.
CAPITULO VI.- INFORMES DEL AUDITOR EXTERNO.
ARTICULO 19. — PLANIFICACION DE LA AUDITORIA EXTERNA: El Auditor Externo debe confeccionar su plan de auditoría externa por escrito. Dicho plan debe identificar las tareas a desarrollar para la confección de los informes y para la revisión de los Estados Contables Trimestrales y Anuales relativos a la Administradora y al Fondo, y sobre los Sistemas de Control Interno de la Administradora.
El informe escrito de la planificación del trabajo debe ser presentado para conocimiento del Comité de Control con la anticipación necesaria para su consideración en la definición de las actividades de control que se incluirán en el Plan Anual de Control Interno.
ARTICULO 20. — INFORMES Y TAREAS: El Auditor Externo debe efectuar el examen de los Estados Contables Trimestrales y Anuales de la AFJP y del Fondo por ella administrado, y los informes especiales requeridos en este cuerpo, que se mencionan en los ANEXOS I a V, de acuerdo a las Normas de Auditoría vigentes establecidas por la F.A.C.P.C.E. y al cumplimiento de las disposiciones de la Ley 24.241 y de las normas de la Superintendencia.
El Auditor Externo, en oportunidad del Informe Anual de la Administradora y del Fondo, debe efectuar pruebas sustantivas destinadas a cubrir los aspectos que se mencionan en el ANEXO IV, con independencia de su significatividad y atendiendo especialmente a las características de la actividad de las AFJP.
ARTICULO 21. — INFORME ANUAL SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: El Auditor Externo debe presentar un informe conforme lo establecido en el Capítulo III, apartado C, punto 41 de la Resolución Técnica N° 7 de la F.A.C.P.C.E. que se denominará Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno, cuyo contenido mínimo se describe en el ANEXO V. El presente informe debe ser remitido a esta Superintendencia junto con el Informe Anual de la Administradora.
Las debilidades de control interno que surjan del citado informe, junto con los comentarios de los funcionarios responsables, las medidas correctivas que se adoptarán para su solución, con indicación de los plazos y responsables de su implementación, y la oportunidad en que el Contralor Interno realizará su seguimiento, deben ser tratadas por el Comité de Control junto con el informe de las actividades del Contralor Interno correspondientes al mes de agosto y presentarse a esta Superintendencia en los términos y plazo requeridos por el artículo 13 de la presente Instrucción.
También debe remitirse en idéntico plazo, a través del Sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP, un archivo que contenga el Informe Anual sobre el Sistema de Control Interno.
(Nota Infoleg: por art. 4° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006 se establece que esta disposición será de aplicación al ejercicio finalizado al 30 de junio de 2006)
CAPITULO VII.- OTRAS DISPOSICIONES.
ARTICULO 22. — MIEMBROS DEL COMITE DE CONTROL y CONTRALOR INTERNO – COMUNICACION DE SU DESIGNACION: Las AFJP deben comunicar las designaciones, cesaciones en los cargos, reelecciones y novedades vinculadas con los integrantes del Comité de Control y del Contralor Interno, de conformidad con el procedimiento descripto en el Anexo I de la Instrucción SAFJP N° 17/01 (formulario electrónico N° 060-001-"Información de novedades de funcionarios de AFJP").
ARTICULO 23. — AUDITOR EXTERNO - COMUNICACION DE SU DESIGNACION: La designación del Auditor Externo y toda modificación de los datos informados previamente, deben comunicarse por medio electrónico, dentro de los CINCO (5) días hábiles de producidos, de conformidad al procedimiento descripto en el ANEXO VI de la presente Instrucción para la integración del formulario electrónico N° 060- 003 "Información de la designación y novedades de los Auditores Externos".
Dentro del plazo de VEINTE (20) días hábiles contados a partir de la designación, la Administradora debe presentar el formulario N° 060-004 "Declaración Jurada de los Auditores Externos" que como ANEXO VII forma parte de la presente Instrucción, con firma del auditor designado certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
ARTICULO 24. — DELEGACION DE FACULTADES: Facúltase al Gerente de Control de Entidades, a suscribir las modificaciones que se introduzcan en lo sucesivo a los ANEXOS I a VII de la presente Instrucción.
ARTICULO 25. — DISPOSICIONES DEROGATORIAS: Deróganse las Instrucciones SAFJP N° 8/98, 5/99, 24/01 y 25/01 a partir de la plena vigencia de la presente Instrucción.
ARTICULO 26. — (Derogado por art. 5° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006)
(Nota Infoleg: por art. 1° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006 se establece que los arts. 1° al 25 entrarán en vigencia a partir del 1/10/2006)
ARTICULO 27. — (Derogado por art. 5° de la Instrucción N° 3/2006 SAFJP B.O. 30/3/2006).
ARTICULO 28: Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. — Dr. JUAN HORACIO GONZALEZ GAVIOLA, Superintendente de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones.
–––––––––––––
NOTA: Esta Resolución se publica sin Anexos. La documentación no publicada puede ser consultada en la Sede Central de esta Dirección Nacional (Suipacha 767 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires) y en www.boletinoficial.gov.ar
e. 23/12 N° 501.122 v. 23/12/2005