Resolución 49/2011

Texto Original

MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

SUBSECRETARIA DE COORDINACION

Resolución Nº 49/2011

Bs. As., 18/2/2011

VISTO el Expediente Nº 1.398.547/10 del Registro del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, las Resoluciones del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nros. 512 de fecha 8 de junio de 2009, 1225 de fecha 7 de diciembre de 2009 y 839 de fecha 31 de agosto de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que por Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 512 de fecha 8 de junio de 2009, se aprobó el PLAN ESTRATEGICO DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL para el período 2008/2011.

Que mediante la Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 1225 de fecha 7 de diciembre de 2009 se aprobó la POLITICA DE CALIDAD de esta Cartera de Estado asumiendo el compromiso de mejorar de modo continuo la calidad de todos sus procesos de gestión, mediante la administración y asignación de sus recursos con eficiencia y eficacia.

Que asimismo y como parte integrante de las medidas de reingeniería de procesos y tendiendo a la mejora continua de la Jurisdicción, mediante la Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 893 de fecha 31 de agosto de 2010 se aprobó la "NORMA PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS" con alcance obligatorio a todas las dependencias de este Ministerio.

Que, la norma citada encontró motivación en la utilidad de unificar definiciones y orientaciones metodológicas para la gestión de calidad de todas las áreas sustantivas y de apoyo del organismo.

Que por lo expuesto y con el objetivo de facilitar y generalizar la aplicación de la Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 893/10 corresponde aprobar sus instructivos complementarios denominados "Nomenclador - Instructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos" e "Instructivo para elaborar reglas, procesos, procedimientos y otros documentos".

Que ha tomado la intervención que le compete la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA y la Coordinación de Planificación Estratégica de esta Cartera de Estado.

Que la presente medida se dicta en uso de las facultades conferidas por el artículo 3º de la Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 893/10.

Por ello,

EL SUBSECRETARIO DE COORDINACIONRESUELVE:

ARTICULO 1º — Apruébase el "Nomenclador - Instructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos", que como Anexo I forma parte integrante de la presente medida.

ARTICULO 2º — Apruébase el "Instructivo para elaborar reglas, procesos, procedimientos y otros documentos" que como Anexo II forma parte integrante de la presente medida.

ARTICULO 3º — La presente medida no eroga gasto alguno al presupuesto de esta Cartera de Estado.

ARTICULO 4º — Establécese que los documentos aprobados en los Artículos 1º y 2º de la presente, son de aplicación obligatoria para todas las dependencias del Ministerio y resultan complementarios del aprobado por la Resolución del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Nº 893/10.

ARTICULO 5º — Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Lic. JOSE HORACIO ORDEIX, Subsecretario de Coordinación, Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

ANEXO I

Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad SocialSubsecretaría de CoordinaciónCoordinación de Planificación EstratégicaNomencladorInstructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos

Responsable confección:

Responsable Proyecto de Rediseño de Procesos

Responsable revisión:

Coordinador de Planificación Estratégica

Responsable aprobación:

Subsecretaría de Coordinación

Buenos Aires, 14 de enero de 2011

Nombre de la Unidad Organizativa: Coordinación de Planificación Estratégica

Instructivo para identificar Políticas, Procesos y ProcedimientosEstado del Documento: PARA APROBACION

INDICEHistorial del documentoRegistro de RevisionesObjetivoAlcanceCodificación para la identificación de políticas, procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones técnicasEstructura del NomencladorI) Nomenclador GeneralI.1) Códigos de UO (Unidad Organizativa)I.2) Código de ElementoI.3) Código de UR (Unidad de Responsabilidad)II) Nomenclador DetalladoII.1) Políticas Internas y sus Reglas de GestiónII.2) Políticas de Procesos y sus Reglas de GestiónII.3) ProcesosII.4) ProcedimientoII.5) Instrucciones de Trabajo / Instrucciones TécnicasCodificación de documentos que contienen procesos, procedimientos e instructivosEstructura del NomencladorCódigo del DocumentoHistorial del documento

NomencladorInstructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos

Objetivo

Establecer una nomenclatura uniforme para identificar Políticas, Procesos y Procedimientos, a fin de lograr una efectiva implementación la Resolución MTEySS Nº 893/10 - Norma para elaborar procesos y procedimientos.

Alcance

El presente documento deberá utilizarse conjuntamente con la Norma para Elaborar Procesos y Procedimientos y el Glosario contenido en la misma.

Los Nomencladores con las codificaciones que se definen en el presente documento, abarcan los siguientes temas:

• Codificación para la identificación de los siguientes elementos:• Políticas Internas y sus Reglas de Gestión• Políticas de Procesos y sus Reglas de Gestión• Procesos• Procedimientos• Instrucciones de trabajo / Instrucciones técnicas• Codificación de los documentos que contienen los Procesos, Procedimientos e Instructivos.

Codificación para la identificación de políticas, procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones técnicas

Estructura del Nomenclador

El Nomenclador está formado por dos estructuras de código separadas por un guión (-).

{Nomenclador General}-{Nomenclador Detallado}

La primera parte de la estructura del código se denomina Nomenclador General y tiene por finalidad agrupar a los elementos por Unidades Organizativas.

La segunda parte de la estructura del código se denomina Nomenclador Detallado y tiene por finalidad identificar específicamente al elemento codificado.

I) Nomenclador General

El Nomenclador General está conformado por 3 códigos separados entre sí por un guión (-).

{Código de UO]-[Código de Elemento]-[Código de UR]}

Todos los campos son obligatorios.

I.1) Códigos de UO (Unidad Organizativa)

Código alfabético de hasta seis caracteres en mayúscula, que identifican las Unidades Organizativas principales del Ministerio —Secretarías y Subsecretarías— a la cual pertenece la máxima autoridad del elemento a nomenclar.

Los códigos son:

Código UO

Nombre de la Unidad Organizativa (UO) a la cual pertenece la máxima autoridad del área

UM

Unidad Ministro

ST

Secretaría de Trabajo

SE

Secretaría de Empleo

SSS

Secretaría de Seguridad Social

SSPYEL

Subsecretaría de Programación Técnica y Estudios Laborales

SSC

Subsecretaría de Coordinación

I.2) Código de Elemento

Código alfabético de tres caracteres alfabéticos en mayúscula, que identifican el Tipo de Elemento a Nomenclar.

Los elementos son:

Código del Elemento

Nombre del Elemento

POI

Políticas Internas y sus Reglas de Gestión (si las hay)

PYR

Políticas de Procesos y sus Reglas de Gestión

PS

Proceso Sustantivo

PA

Proceso de Apoyo

PG

Proceso de Gestión

PR

Procedimiento

IT

Instrucciones de Trabajo o Instrucciones Técnicas

Para definir si un Proceso es sustantivo, de apoyo o de gestión, se utiliza la perspectiva de la Unidad de Responsabilidad (ver I.3).

I.3) Código de UR (Unidad de Responsabilidad)

Código alfabético de hasta seis caracteres en mayúscula, que identifican la Unidad Organizativa a la cual pertenece el Responsable del elemento a nomenclar.

Ejemplos:

Código de la UR

Nombre de la Unidad de Responsabilidad (UR)

SE

Secretaría de Empleo

ST

Secretaría de Trabajo

DGEyFP

Dirección General de Empleo y Formación Profesional

SSC

Subsecretaría de Coordinación

DSI

Dirección de Sistemas Informáticos

DRT

Dirección de Regulación del Trabajo

II) Nomenclador Detallado

El nomenclador detallado representa unívocamente a un elemento dentro de su unidad organizativa y su codificación depende del documento a nomenclar.

Cuando la codificación del Nomenclador Detallado requiere utilizar el Nombre del Elemento, el mismo se describe reemplazando los blancos por el carácter "guión bajo" ("_") y las palabras acentuadas se deben escribir sin acentos.

Ejemplo: Gestionar_Planeamiento_Estrategico

Se detalla a continuación la codificación de cada Elemento a Nomenclar:

II.1) Políticas Internas y sus Reglas de Gestión

En el caso de las Políticas Internas, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

{[Código de Función de Gestión].[ Código de Política]}

En el caso de las Reglas de Gestión de las Políticas Internas, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

{[Código de Función de Gestión].[Código de Política].[Código de Regla]}

Donde:

• "Código de Función de Gestión": código de dos dígitos que identifica la Función de Gestión a la cual corresponden las Políticas y Reglas. La Función de Gestión se utiliza como criterio de agrupamiento de las Políticas Internas.

Ejemplo de agrupamiento por Función de Gestión de un Modelo de Gestión o Sistema de Calidad: Genéricas, Planificación, Desarrollo de Sistemas, Administración de Proyectos.

• "Código de Política": código de dos dígitos numérico correlativo, reiniciando la numeración con cada Temática o Función de Gestión.

• "Código de Regla" que corresponde a la Política: código de dos dígitos numérico correlativo, reiniciando la numeración con cada Política.

Ejemplo:

Política Interna "Se podrán considerar situaciones de excepción en el cumplimiento de las Políticas, con la debida autorización", correspondiente a Temas Genéricos de la DSI.

Nomenclador General: SSC-POI-DSINomenclador Detallado: 01.01Nomenclador completo: SSC-POI-DSI-01.01

Reglas de Gestión "El Responsable de la DSI es el funcionario autorizado que podrá autorizar las excepciones en el cumplimiento de las Políticas" de la Política SSC-POI-DSI-01.01.

Nomenclador General: SSC-POI-DSINomenclador Detallado: 01.01.01.Nomenclador completo: SSC-POI-DSI-01.01.01

Política Interna "Se deberá elaborar el Módulo Plan Estratégico de Sistemas de la DSI, tomando en consideración el Plan Estratégico del MTEySS", correspondiente a la Función de Gestión Planeamiento Estratégico DSI.

Nomenclador General: SSC-POI-DSINomenclador Detallado: 02.01Nomenclador completo: SSC-POI-DSI-02.01

Reglas de Gestión "La elaboración del Plan de Sistemas se realizará en forma anual con un horizonte de planeamiento de tres años y administrado por el Comité de Presupuesto" de la Política SSC-POI-DSI-02.01.

Nomenclador General: SSC-POI-DSINomenclador Detallado: 02.01.01.Nomenclador completo: SSC-POI-DSI-02.01.01

II.2) Políticas de Procesos y sus Reglas de Gestión

En el caso de las Políticas de Procesos, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

{[Código de Macro Proceso].[Código de Proceso].[Código de Política]}

En el caso de las Reglas de Gestión de Procesos, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

{[Código de Macro Proceso].[Código de Política].[Código de Regla]}

Donde:

• "Código de Macro Proceso": código de dos dígitos según punto II.1), que identifica el Macro Proceso para el cual se definen las Políticas y Reglas.

• "Código de Política" que corresponde al Proceso: código de dos dígitos correlativo, reiniciando la numeración con cada Proceso.

• "Código de Regla" que corresponde a la Política: código de dos dígitos correlativos, reiniciando la numeración con cada Política.

Ejemplo:

Para codificar la Política correspondiente al proceso 01 Gestionar Planeamiento Estratégico DSI: "Cada cuatro años y con revisiones periódicas según necesidades, se deberá elaborar el Módulo Plan Estratégico de Tecnologías de la Información de la DSI, tomando en consideración el Plan Estratégico del MTEySS".

Nomenclador General: SSC-PYR-DSINomenclador Detallado: 01.01Nomenclador completo: SSC-PYR-DSI-01.01

Para codificar las Reglas de Gestión de la Política de Proceso SSC-PYR-DSI-01.01: "Anualmente se deberán revisar/definir los Objetivos Estratégicos y la Estrategia de TI" y "El PETI será administrado por el Comité de Planeamiento de DSI".

Nomenclador General: SSC-PYR-DSINomenclador Detallado Regla 1: 01.01.01Nomenclador completo Regla 1: SSC-PYR-DSI-01.01.01Nomenclador Detallado Regla 2: 01.01.02Nomenclador completo Regla 2: SSC-PYR-DSI-01.01.02

II.3) Procesos

La identificación de los Procesos se catalogan con un código de dos dígitos por cada nivel de desagregación de los Procesos, seguido por un punto (.) y el Nombre del Proceso.

La codificación es correlativa (01 a NN) y se expande en cada nivel de desagregación como se indica a continuación:

• Proceso Nivel 1:{[Código Proceso Nivel 1].[Nombre Proceso Nivel 1]}

• Proceso Nivel 2:{[Código Proceso Nivel 1].[Código Proceso Nivel 2].[Nombre Proceso Nivel 2]}

• Proceso Nivel 3:{[Código Proceso Nivel 1].[Código Proceso Nivel 2].[Código Proceso Nivel 3].[Nombre Proceso Nivel 3]}

• Proceso Nivel n:{[Código Proceso Nivel 1].[Código Proceso Nivel 2].[Código Proceso Nivel 3] …[Código Proceso Nivel n]. [Nombre Proceso Nivel n]}

Ejemplo:

Proceso Nivel 1:Nomenclador General: SSC-PG-DSINomenclador Detallado: 01.Gestionar_Planeamiento_EstrategicoNomenclador completo:SSC-PG-DSI-01.Gestionar_Planeamiento_EstrategicoProceso Nivel 4:Nomenclador General: SSC-PG-DSINomenclador Detallado:01.01.01.01.Planificar_Elaboracion_Plan_Estrategico_TINomenclador completo:SSC-PG -DSI-01.01.01.01.Planificar_Elaboracion_Plan_Estrategico_TI

II.4) Procedimiento

En el caso de los Procedimientos, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

[Nombre del Procedimiento]

Ejemplo:

• Procedimiento de elaboración del POA de aplicación en todas las Unidades Organizativas de máximo nivel del Ministerio.

Nomenclador General: SSC-PR-SSCNomenclador Detallado: Elaborar_POANomenclador completo: SSC-PR-SSC-Elaborar_POAII.5) Instrucciones de Trabajo / Instrucciones Técnicas

En el caso de las Instrucciones de Trabajo o Instrucciones Técnicas, el Nomenclador Detallado se estructura de la siguiente manera:

[Nombre de la Instrucción de trabajo / Instrucción Técnica]

Ejemplo:

• Nomenclador las Instrucciones de trabajo de la Solicitud de Firma Digital del Modelo de Gestión de la DSI

Nomenclador General: SSC-IT-DSINomenclador Detallado: Solicitar_Firma_DigitalNomenclador completo: SSC-IT-DSI-Solicitar_Firma_DigitalCodificación de documentos que contienen procesos, procedimientos e instructivos

Estructura del Nomenclador

Para identificar al documento que contiene las definiciones de los Procesos correspondientes a un Macro proceso, que incluye también las correspondientes Políticas de Procesos y Reglas de Gestión, se utiliza el mismo nomenclador del Proceso reemplazando el código del Elemento por el código del Documento.

Este documento debe contener las correspondientes Políticas de Procesos y sus Reglas de Gestión, y adopta el nombre del Proceso de Nivel 1 del Mapa de Procesos (Macro proceso):

Ejemplo:

Nomenclador del Proceso Gestionar Planeamiento Estratégico de la DSI:Nomenclador General: SSC-DPG-DSINomenclador Detallado: 01.Gestionar_Planeamiento_EstrategicoNomenclador completo: SSC-DPG-DSI-01.Gestionar_Planeamiento_Estrategico

Para identificar al documento que contiene las definiciones de un Procedimiento o Instructivo, se utiliza el mismo nomenclador del Elemento, reemplazando el código del Elemento por el código del Documento.

Para identificar al documento que integra mas de un elemento y/u otra información relacionada, se utiliza la denominación de Manual. Para identificarlo se utiliza el siguiente nomenclador:

{Nomenclador General}-{Nomenclador Detallado}

El nomenclador general del Manual está conformado por:

{Código de UO]-MAN-[Código de UR]}

La definición de cada código es la indicada en el capitulo 1.

El nomenclador detallado representa unívocamente al manual dentro de su unidad organizativa y se emplea para ello el título del manual reemplazando los blancos por el carácter "guión bajo" ("_") y las palabras acentuadas se deben escribir sin acentos.

Ejemplo: Si deseamos organizar las políticas de seguridad informática bajo un manual, entoncesNomenclador completo: SSC-MAN-DSI-Politicas_de_Seguridad_InformaticaCódigo del Documento

Código alfabético de tres caracteres en mayúscula, que identifican el tipo de documento a nomenclar.

Los documentos son:

Código del Documento

Tipo del Documento

DPS

Descripción Proceso Sustantivo

DPA

Descripción Proceso de Apoyo

DPG

Descripción Proceso de Gestión

DPR

Descripción Procedimientos

DIT

Instructivos de Trabajo o Documentos Técnicos

MAN

Manual

ANEXO II

Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad SocialSubsecretaría de CoordinaciónCoordinación de Planificación EstratégicaInstructivo para elaborar reglas, procesos, procedimientos y otros documentos

Responsable confección:

Responsable Proyecto de Rediseño de Procesos

Responsable revisión:

Coordinador de Planificación Estratégica

Responsable aprobación:

Subsecretaría de Coordinación

Buenos Aires, 14 de enero de 2011

Nombre de la Unidad Organizativa: Coordinación de Planificación EstratégicaInstructivo para elaborar reglas, procesos, procedimientos y otros documentosEstado del Documento: PARA APROBACION

INDICE

Historial del documentoObjetivoAlcanceI. Pautas generalesII. Instrucciones para elaborar diagnóstico de situación actual de un área u organismoIII. Instrucciones para elaborar lineamientos de mejoraIV. Instrucciones para elaborar modelo de gestiónV. Instrucciones para elaborar el mapa de procesosVI. Instrucciones para elaborar políticas internasVII. Instrucciones para elaborar políticas de proceso, reglas de gestión, procesos y/o procedimientosVIII. Pautas para la presentación de documentosVIII.1. Cuerpo del documento de procesosVIII.2. Cuerpo del documento de procedimientosVIII.3. Cuerpo del documento de instructivosAnexo I. GlosarioAnexo II. Formulario sugerido para Convocatoria a reunión grupo de trabajoAnexo III. Formulario sugerido para Minuta de reuniónAnexo IV. Formulario sugerido para Relevamiento de áreas usuariasAnexo V. Notación sugerida para graficar procesos

Historial del documento

Instructivo para elaborar reglas, procesos, procedimientos y otros documentos

Objetivo

Lograr la estandarización en la forma de escribir la narrativa del diagnóstico de situación actual, el modelo de gestión, el mapa de procesos, las políticas internas, las reglas de proceso, los procesos y los procedimientos y la utilización del vocabulario correspondiente, para una efectiva implementación de la Resolución MTEySS Nº 893/10 - Norma para elaborar procesos y procedimientos.

Alcance

Incluye la elaboración conjunta o separada de los documentos de diagnóstico de situación actual, modelo de gestión, mapa de procesos, políticas internas, procesos, reglas y procedimientos.

I. Pautas generales

a) Cuando la máxima autoridad de un área u organismo establezca la necesidad de realizar un proyecto de rediseño, el mismo debe cumplimentar la metodología correspondiente que abarca la elaboración de los siguientes documentos entregables:

• Diagnóstico de la situación actual• Lineamientos de mejora• Modelo de gestión• Mapa de procesos• Políticas internas• Procesos y reglas de proceso• Procedimientos• Instructivos

b) La elaboración de las políticas internas derivadas del modelo de gestión se realiza en caso de que la máxima autoridad del área u organismo así lo disponga.

c) Para la elaboración del modelo de gestión se debe tener como referencia el Plan Estratégico del Ministerio.

d) Para la elaboración de políticas internas, reglas de gestión, procesos, procedimientos e instructivos, se deben utilizar como referencia los siguientes documentos:

• Plan Estratégico del Ministerio (excepto para la elaboración de procedimientos e instructivos).• Resolución MTEySS Nº 893/10, Norma para elaborar procesos y procedimientos• Instructivo

SSC-DIT-CPE-Instructivo_para_identificar_políticas_procesos_y_procedimientos.

e) Las políticas internas de las áreas de máximo nivel, las reglas, los procesos y los procedimientos, y los documentos que los contienen, se deberán identificar en forma unívoca, para lo cual deberá utilizarse el Nomenclador - Instructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos.

f) Para la redacción de los documentos de diagnóstico de situación actual, modelo de gestión, mapa de procesos, políticas internas, procesos, reglas y procedimientos, se recomienda utilizar los términos contenidos en el Anexo I - Glosario del presente documento, con el significado allí atribuido.

II. Instrucciones para elaborar diagnóstico de situación actual de un área u organismo

El diagnóstico de situación actual tiene por objeto describir el funcionamiento, la cultura, las actividades, la dotación de personal, los recursos tecnológicos y la infraestructura de las áreas involucradas.

Permite detectar dificultades de funcionamiento, requerimientos no satisfechos, deficiencias en la estructura organizativa y/o en los sistemas, factores críticos de éxito, métodos de control previo y posterior y cualquier otro aspecto inherente al área u organismo, con el objeto de identificar oportunidades de mejora.

En la redacción del diagnóstico se deberá describir la situación relevada identificando aquellos aspectos que son objetivamente pasibles de mejoras, evitando juicios de valor y/o adjetivar las situaciones relevadas. Se describe utilizando tiempo de verbo en presente.

Con relación a los procesos y procedimientos sólo se requiere detectar el grado de formalización que poseen y no el detalle de los mismos.

Para elaborar el diagnóstico de situación actual de un área u organismo se procede como se indica seguidamente:

a) La máxima autoridad del área u organismo, comunica a los técnicos de proceso asignados el inicio de un nuevo proyecto de rediseño o la necesidad de mejorar la gestión y determina el responsable de proyecto de rediseño.

b) El técnico de proceso planifica las actividades para la elaboración y documentación de un diagnóstico de situación actual del área u organismo.

c) Define actividades, recursos y fechas previstas de realización y somete la planificación del diagnóstico de situación actual a consideración del responsable de proyecto de rediseño.

d) El responsable de proyecto de rediseño analiza la planificación, realiza modificaciones si resulta necesario y eleva a consideración de la máxima autoridad del área u organismo.

e) La máxima autoridad del área analiza la planificación.

1) En el caso de no surgir modificaciones, da su conformidad y sigue en g).

2) En el caso de surgir modificaciones, el técnico de proceso actualiza la planificación y sigue en c).

f) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados la planificación consensuada.

g) El técnico de proceso confecciona la lista de funcionarios y técnicos a relevar, organiza un cronograma de entrevistas.

h) Convoca a una reunión a cada persona a entrevistar mediante formulario Convocatoria a reunión grupo de trabajo (ver modelo sugerido en Anexo II), al cual adjunta el documento conteniendo la descripción del proyecto que motiva la elaboración del documento de situación actual, incluyendo, como mínimo, la siguiente información:

• Título del proyecto y breve descripción• Responsable del proyecto y área a la que pertenece• Conformación del equipo de trabajo (nombre, apellido, puesto, área/sector)• Datos de contacto del equipo de trabajo (dirección, piso, oficina, correo electrónico, teléfono, interno).

i) Releva a los distintos sectores del área para tomar conocimiento de la situación actual.

j) Elabora la Minuta de reunión (ver modelo sugerido en Anexo III) y la envía al entrevistado.

k) Elabora el documento Relevamiento de Áreas Usuarias (ver modelo sugerido en Anexo IV) consignando la siguiente información:

• Datos de la entrevista: participantes y autor del documento.

• Visión y misión del área: completar de acuerdo a la información relevada durante la entrevista. Si se incluye información obtenida de otras fuentes, deberá aclarar la misma.

• Marco legal: incluir el número y breve resumen de leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, decisiones administrativas y toda otra norma referida durante la entrevista o relacionada al tema que motiva la misma. Se debe incluir el área que origina la norma, por ejemplo, una Resolución de la Secretaría de Empleo, se citará como "Resolución SE Nº ###/##".

• Funciones: se deben listar las funciones declaradas por la/s persona/s entrevistadas.

• Modelo de gestión: se debe describir en forma global cómo funciona el área a la que pertenece la persona/s entrevistada/s.

• Factores críticos de negocio/factores críticos de éxito: se deben detallar aquellos factores que dificultan la operatoria diaria o sin cuya existencia no sería posible llevar a cabo las funciones asignadas.

• Vinculación con actores externos: se debe listar aquellos organismos y/o instituciones con las que interactúa el área.

• Procedimientos vigentes: se debe incluir un listado de procedimientos vigentes si los hubiera, incluyendo una copia de los mismos como anexo al formulario. Si no hubiera procedimientos formalizados, se describen brevemente.

• Estructura organizacional: se deben indicar normas de aprobación de estructura orgánica vigente y designaciones de personas, dependencia jerárquica y funcional del área a la que pertenece/n la/s persona/s entrevistadas, cantidad de personal, organización interna a nivel de puesto de trabajo.

• Descripción de sistemas aplicativos y otros datos de TI: se debe mencionar qué sistemas y herramientas informáticas se utilizan en el área, adjuntando la captura de pantallas en caso de que sea posible. Además, debe incluirse un detalle breve del equipamiento informático que posee el área.

• Observaciones: se debe consignar toda información relevante de la cual se desee dejar constancia.

l) Envía al entrevistado el Relevamiento de Áreas Usuarias confeccionado, solicitando el visto bueno de la información allí consignada e indicando la fecha límite para la respuesta requerida:

1) En caso de que el entrevistado esté de acuerdo con el contenido, sigue en m).

2) En caso de que no esté de acuerdo, sigue en k).

3) En caso de no recibir respuesta en el período de tiempo especificado en la solicitud de visto bueno, se da por válido el contenido y sigue en m).

m) Elabora el documento Diagnóstico de situación actual y lo eleva a consideración de los sectores usuarios para obtener el consenso de su contenido. Dicho documento debe contener, como mínimo, las siguientes secciones:

i. Resumen ejecutivoii. Introduccióniii. Alcanceiv. Metodologíav. Diagnóstico globalvi. Conclusionesvii. Recomendacionesviii. Anexo: lista de entrevistados

n) Actualiza el documento de diagnóstico de situación actual de acuerdo a las sugerencias de los sectores, si las hubiera, y eleva a consideración del responsable de proyectos de rediseño.

o) El responsable de proyectos de rediseño analiza el documento.

1) Si manifiesta su acuerdo con el contenido, sigue en p).

2) Si manifiesta su desacuerdo con el contenido, sigue en m).

p) El responsable de proyectos de rediseño y los técnicos de proceso presentan el documento a la máxima autoridad del área.

q) La máxima autoridad del área analiza el documento.

1) Si manifiesta su acuerdo, da su conformidad al documento y solicita su comunicación a toda el área. Sigue en r).

2) Si manifiesta su desacuerdo, sigue en m)

r) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados el diagnóstico de situación actual.

III. Instrucciones para elaborar lineamientos de mejora

La definición de lineamientos de mejora para un área u organismo sustenta las bases conceptuales sobre las que se diseña el modelo de gestión de un área u organismo.

Detalla en forma narrativa las mejoras propuestas respecto del modelo de gestión vigente.

Para elaborar lineamientos de mejora se procede como se indica seguidamente:

a) El técnico de proceso elabora los lineamientos de mejora para el diseño de un nuevo modelo de gestión, teniendo en cuenta el diagnóstico de situación actual de un área u organismo y el plan estratégico vigente.

b) Presenta y analiza el documento de lineamientos con el responsable de proyecto de rediseño.

1) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su acuerdo con el contenido, sigue en c.)

2) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su desacuerdo con el contenido, sigue en a).

c) El responsable de proyecto de rediseño y el técnico de proceso presentan el documento a la máxima autoridad del área.

d) La máxima autoridad del área analiza el documento.

1) Si manifiesta su acuerdo, conforma el documento y solicita su comunicación a toda el área.

2) Si manifiesta su desacuerdo, sigue en a).

e) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados los lineamientos de mejora para el área conformados.

f) El técnico de proceso elabora la planificación detallada del proyecto de rediseño, indicando, como mínimo actividades, fecha de inicio y fin previsto, técnicos de proceso asignados y lo envía para su conformidad al responsable de proyecto de rediseño.

g) El responsable de proyecto de rediseño analiza la planificación.

1) En el caso de surgir modificaciones, el técnico de proceso actualiza la planificación y sigue en h).

2) En el caso de no surgir modificaciones, y sigue en f).

h) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados la planificación del proyecto de rediseño.

IV. Instrucciones para elaborar modelo de gestión

Se entiende por modelo de gestión, en los términos de la Resolución Nº 893/10, la descripción global y estratégica que representa el diseño teórico de la lógica de la gestión de la organización, a través de la definición secuenciada de funciones de gestión, que permiten explicar la forma en que se desea gestionar la organización.

Un nuevo modelo de gestión debe describir claramente los aspectos conceptuales del modelo que se propone sin mención de aspectos operativos, los cambios respecto del modelo existente y los impactos que pueden producirse en la estructura orgánica, tecnología de información e infraestructura.

Debe tenerse en cuenta que se podrá definir un modelo de gestión integral para un área u organismo, o un modelo de gestión específico para reformular un aspecto sustantivo o estratégico del funcionamiento de una o varias áreas.

Para elaborar el modelo de gestión de un área u organismo se procede como se indica seguidamente:

a) El técnico de proceso planifica las actividades para la elaboración y documentación del modelo de gestión.

b) Define actividades, recursos y fechas previstas de realización y somete la planificación a consideración del responsable de proyecto de rediseño del área.

c) El responsable de proyecto de rediseño analiza la planificación, realiza modificaciones si resulta necesario y eleva a consideración de la máxima autoridad del área.

d) La máxima autoridad del área analiza la planificación.

1) En el caso de no surgir modificaciones, presta su conformidad y sigue en e).

2) En el caso de surgir modificaciones, el técnico de proceso actualiza la planificación y sigue en c).

e) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados la planificación consensuada.

f) El técnico de proceso confecciona la lista de funcionarios y técnicos a relevar y organiza un cronograma de entrevistas.

g) Convoca a una reunión a cada persona a entrevistar mediante Convocatoria a reunión grupo de trabajo (ver modelo sugerido en Anexo II) al cual adjunta el documento conteniendo la descripción del proyecto que motiva la elaboración del documento de situación actual, incluyendo, como mínimo, la siguiente información:

• Título del proyecto y breve descripción• Responsable del proyecto y área a la que pertenece• Conformación del equipo de trabajo (nombre, apellido, puesto, área/sector)• Datos de contacto del equipo de trabajo (dirección, piso, oficina, correo electrónico, teléfono, interno).

h) Releva a los distintos sectores del área para ampliar y/o profundizar aspectos del funcionamiento actual y de la estructura organizativa del área.

i) Elabora la Minuta de reunión y la envía al entrevistado.

j) Elabora el documento Relevamiento de Areas Usuarias (ver modelo sugerido en Anexo IV) consignando la siguiente información:

• Datos de la entrevista: participantes y autor del documento.

• Visión y misión del área: completar de acuerdo a la información relevada durante la entrevista. Si se incluye información obtenida de otras fuentes, deberá aclarar la misma.

• Marco legal: incluir el número y breve resumen de leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, decisiones administrativas y toda otra norma referida durante la entrevista o relacionada al tema que motiva la misma. Se debe incluir el área que origina la norma, por ejemplo, una Resolución de la Secretaría de Empleo, se citará como "Resolución SE Nº ###/##".

• Funciones: se deben listar las funciones declaradas por la/s persona/s entrevistadas.

• Modelo de gestión: se debe describir en forma global cómo funciona el área a la que pertenece la persona/s entrevistada/s.

• Factores críticos de negocio/factores críticos de éxito: se deben detallar aquellos factores que dificultan la operatoria diaria o sin cuya existencia no sería posible llevar a cabo las funciones asignadas.

• Vinculación con actores externos: se debe listar aquellos organismos y/o instituciones con las que interactúa el área.

• Procedimientos vigentes: se debe incluir un listado de procedimientos vigentes si los hubiera, incluyendo una copia de los mismos como anexo al formulario. Si no hubiera procedimientos formalizados, se describen brevemente.

• Estructura organizacional: se deben indicar normas de aprobación de estructura orgánica vigente y designaciones de personas, dependencia jerárquica y funcional del área a la que pertenece/n la/s persona/s entrevistadas, cantidad de personal, organización interna a nivel de puesto de trabajo.

• Descripción de sistemas aplicativos y otros datos de TI: se debe mencionar qué sistemas y herramientas informáticas se utilizan en el área, adjuntando la captura de pantallas en caso de que sea posible. Además, debe incluirse un detalle breve del equipamiento informático que posee el área.

• Observaciones: se debe consignar toda información relevante de la cual se desee dejar constancia.

k) Envía al entrevistado el documento Relevamiento de Areas Usuarias confeccionado, solicitando el visto bueno de la información allí consignada e indicando la fecha límite para la respuesta requerida.

1) En caso de que el entrevistado esté de acuerdo con el contenido, sigue en l).

2) En caso de que no esté de acuerdo, sigue en l).

3) En caso de no recibir respuesta en el período de tiempo especificado en la solicitud de visto bueno, se da por válido el contenido y sigue en j).

l) El técnico de proceso elabora el modelo de gestión alineado a los objetivos estratégicos, el marco normativo aplicable y los lineamientos de mejora consensuados. El documento que describe el modelo de gestión debe tener como mínimo el siguiente contenido:

• Sección I. Marco metodológico, institucional y lineamientos para el diseño del modelo gestión.

• Sección II. Descripción conceptual del modelo, incluyendo la propuesta de cambio y su impacto sobre la organización.

• Sección III. Descripción narrativa del modelo de gestión.

• Sección IV. Requerimientos para la implementación del modelo de gestión, detallando los recursos necesarios para llevarla a cabo.

m) Presenta y analiza el documento con el responsable de proyecto de rediseño.

1) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su acuerdo con el contenido, sigue en n).

2) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su desacuerdo con el contenido, sigue en l).

n) El responsable de proyecto de rediseño y el técnico de proceso presentan el documento a la máxima autoridad del área y solicitan su aprobación.

o) La máxima autoridad del área aprueba y presenta el modelo de gestión aprobado a las áreas.

V. Instrucciones para elaborar el mapa de procesos

El mapa de procesos, en los términos de la Resolución MTEySS Nº 893/10, es la recopilación ordenada de todos los niveles de procesos que surgen de un modelo de gestión.

Debe ser presentado en formato narrativo, respetando los niveles de componente, macro proceso, proceso, subproceso y sub-subproceso. El mapa de procesos debe presentarse también en forma gráfica; se recomienda graficarlo con la notación de cadena de valor.

Los procesos que componen el mapa se escriben en tiempos de verbo en infinitivo.

Para elaborar el mapa de procesos de un área, se procede como se indica seguidamente:

a) El técnico de proceso toma como base el modelo de gestión aprobado y construye el mapa de procesos, que debe respetar la siguiente estructura a fin de estandarizar su contenido:

a. Nivel 0, Componente: máximo nivel de agregación que puede abarcar uno o más macroprocesos.

b. Nivel 1, Macroproceso: primer nivel de desagregación que puede abarcar uno o más procesos.

c. Nivel 2, Proceso: segundo nivel de desagregación que puede abarcar uno o más subprocesos.

d. Nivel 3, Subproceso: tercer nivel de desagregación que puede abarcar uno o más Subsubprocesos.

e. Nivel 4, Sub-Subproceso: cuarto y último nivel de desagregación en la cual se definen las actividades.

b) Presenta y analiza el mapa de procesos con el responsable de proyecto de rediseño.

1) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su acuerdo con el contenido, sigue en c.)

2) Si el responsable de proyecto de rediseño manifiesta su desacuerdo con el contenido, sigue en a).

c) El responsable de proyectos de rediseño comunica a todos los involucrados el mapa de procesos consensuado para el área.

d) Solicita a la Coordinación de Planificación Estratégica, la asignación del Nomenclador General para cada macro proceso, para a fin de utilizarlo en el campo Identificación de la carátula del documento Descripción del Proceso y establecer el nombre del documento que lo contiene.

VI. Instrucciones para elaborar políticas internas

En los términos de la Resolución MTEySS Nº 893/10, las políticas internas son principios formulados internamente en el organismo para orientar las prácticas a través de las cuales se implementan las políticas públicas. Las políticas internas se formulan a partir de las políticas públicas, los objetivos definidos en el Plan Estratégico, el modelo de gestión adoptado y los principios de eficacia, eficiencia, efectividad y economía institucional. Son instrumentadas por acto administrativo emanado de la máxima autoridad de cada área para permitir su efectivo cumplimiento.

Las políticas internas se elaboran por indicación de la máxima autoridad del área. Su existencia es deseable, pero no obligatoria para la elaboración de procesos y reglas de proceso.

Las políticas internas (POI) norman aspectos generales de la gestión; son de cumplimiento obligatorio; se identifican y se definen de acuerdo con los siguientes criterios:

a) Se formulan siguiendo la cadena de políticas internas y respetando la siguiente jerarquía:

• De las políticas públicas del Poder Ejecutivo surgen las políticas públicas del Ministerio (Nivel 0).

• De las políticas públicas del Ministerio, surgen las políticas internas del Ministerio (Nivel 1).

• De las políticas internas del Ministerio (Nivel 1) surgen las políticas internas de las áreas (Nivel 2), que corresponden al cargo de máximo nivel jerárquico en la estructura organizativa (Secretaría, Subsecretaría), las cuales presentan las siguientes características:

• Deben estar alineadas y subordinadas a las POI del Ministerio.

• En este nivel se definen muy pocas políticas que revisten un carácter de norma global obligatoria para toda el área.

• Preferentemente, los mayores niveles de detalle se desarrollan en las políticas de procesos.

• La aprobación es a través de la correspondiente resolución emanada de la máxima autoridad del área (Secretaría, Subsecretaría) o el funcionario que tenga delegada la autoridad para tal fin.

b) Cuando las necesidades así lo requieran, se pueden formular POI de áreas de menor nivel (Direcciones Nacionales, Direcciones Generales), para lo cual debe seguirse la cadena, de forma tal que de las políticas internas de las áreas (Nivel 2) de máximo nivel, están alineadas con las políticas internas de las áreas de menor jerarquía (Nivel 3). Las POI de menor jerarquía presentan las siguientes características:

• Se las define cuando se estima imprescindible, ya que preferentemente se relega mayor nivel de detalle a las políticas de procesos, antes que definir POI en el Nivel 3.

• La aprobación es a través del correspondiente acto administrativo emanado de la máxima autoridad del área (Direcciones Nacionales, Direcciones Generales), o el funcionario que tenga delegada la autoridad para tal fin.

c) Las POI se definen agrupándolas de acuerdo a los siguientes criterios:

• Temas genéricos: norman aspectos globales no vinculados en forma específica a una Función de Gestión.

Ejemplo tema genérico: Se podrán considerar situaciones de excepción en el cumplimiento de las políticas.

• Función de gestión: norman aspectos relacionados con las funciones de gestión de un área.

Ejemplo función de gestión planificación: Se deberá elaborar un módulo de planeamiento estratégico de la Secretaría de Empleo.

d) El estilo de redacción es imperativo, debido a la obligatoriedad en su cumplimiento.

e) Se expresan en tiempo de verbo futuro, porque son definiciones que se formulan hoy, para ser cumplidas en el futuro.

f) Siendo las políticas internas de carácter genérico, las mismas pueden ser invocadas por más de un proceso.

g) Para su identificación unívoca, se solicita a la Coordinación de Planificación Estratégico, la asignación del nomenclador general para cada una de ellas.

Para elaborar las políticas internas se procede como se indica seguidamente:

a) La máxima autoridad del área o el responsable que ésta indique, identifica las políticas públicas y las políticas del Ministerio relacionadas y define los lineamientos de las políticas internas del área.

b) Comunica al responsable de proyecto de rediseño dichos lineamientos, requiriendo la elaboración del correspondiente documento.

c) El responsable de proyecto de rediseño instruye al técnico de proceso para que elabore el documento con la narrativa de las políticas internas.

d) El técnico de proceso toma como base los lineamientos definidos, el modelo de gestión aprobado, elabora el documento con la narrativa de las políticas internas y lo envía al responsable de proyecto de rediseño.

1) Si el responsable de proyecto manifiesta su acuerdo con el contenido, sigue en e.)

2) Si el responsable de proyecto manifiesta su desacuerdo con el contenido, instruye al técnico de proceso para su modificación, sigue en d).

e) El responsable de proyectos presenta y analiza las políticas internas con la máxima autoridad del área o con el responsable indicado para tal fin.

1) Si la máxima autoridad o el responsable indicado manifiesta su acuerdo con el contenido, solicita la elaboración del acto administrativo correspondiente para su aprobación, de acuerdo al procedimiento vigente del Departamento de Mesa de Entradas.

2) Si la máxima autoridad o el responsable indicado manifiesta su desacuerdo con el contenido, sigue en d).

f) El responsable de proyecto comunica a todos los involucrados las políticas internas aprobadas.

VII. Instrucciones para elaborar políticas de proceso, reglas de gestión, procesos y/o procedimientos

En los términos de la Resolución Nº 893/10, las políticas de proceso son formuladas internamente dentro del marco institucional y se implementan a través de las reglas de gestión y los procesos. Deben explicitarse previamente a formular los procesos. Las políticas de proceso son directivas emanadas de las máximas autoridades de cada área, en cumplimiento de las políticas internas. Son de cumplimiento obligatorio dentro de su área y se implementan a través de las reglas de gestión y de los procesos.

Se debe evitar la definición de una cantidad excesiva de políticas de procesos. Dado que estas políticas están asociadas a los procesos, normalmente no serán invocadas por otros procesos. Se narran en forma genérica, con tiempo de verbo en futuro y en forma imperativa.

Para su identificación unívoca, cada política interna debe adoptar el nomenclador general del proceso al cual pertenece reemplazando el código de elemento por la sigla PYR y agregando el código de la política o regla según lo especificado en el instructivo SSC-DIT-CPE-Instructivo_para_ identificar_Políticas_Procesos_y_Procedimientos.

En los términos de la Resolución Nº 893/10, las reglas de gestión son una declaración que define o limita algún aspecto de la gestión, regulando las acciones que son aceptables para la organización a través de la especificación de cálculos, árboles de decisión y parámetros destinados a determinar el comportamiento de un proceso de gestión. Las reglas de gestión detallan cómo debe cumplirse una política, ya que éstas son expresadas en forma genérica. El conjunto de reglas de gestión contiene las definiciones y restricciones presentes en una organización y que son de vital importancia para cumplir con las políticas y alcanza los objetivos estratégicos. Las reglas de gestión implementan las políticas de procesos asegurando su efectivo cumplimiento.

Las reglas de gestión surgen de las políticas que correspondan, internas o de procesos. Se describen con el grado de detalle que cada caso requiera, en forma imperativa, utilizando tiempo de verbo en futuro. Se puede definir una o varias reglas de gestión por cada política.

Según la Resolución Nº 893/10, un proceso es una serie de actividades desarrolladas en una secuencia lógica y predeterminada que se vinculan entre sí para transformar insumos en productos (bienes o servicios) valiosos para el destinatario. Las actividades que conforman un proceso deben estar alineadas con las políticas de procesos. Estas actividades implementan las reglas de gestión y en conjunto describen en forma lógica la manera en que se realiza el trabajo, con el fin de obtener un producto o servicio a los cuales se agrega valor para un destinatario interno o externo, utilizando para su ejecución diversos recursos de la organización.

De acuerdo a la Resolución Nº 893/10, se entiende por procedimiento al conjunto de tareas ordenadas en una determinada secuencia, que en general tienen un alcance organizacional limitado a un sector de la organización y que se dirigen a la obtención de un resultado específico. Es la descripción detallada de las tareas que una persona debe realizar, dirigidas a ejecutar actividades específicas dentro de un sector o departamento. Puede ejecutarse en forma aislada o ser invocado por un proceso para su ejecución. Es de ejecución vertical. Define el trabajo específico y puntual dentro de un sector. En general no existe la intervención de otros sectores de la organización en las actividades a ejecutar.

Los procesos y procedimientos describen la forma en que se realiza el trabajo; indican acción y se describen en tiempo presente.

Para documentar cada macro proceso (nivel 1 del mapa de procesos) se elabora un documento separado, que incluye las políticas de procesos, reglas de gestión y procesos.

Para definir los distintos actores que participan en los procesos o procedimientos, se define el cargo o puesto de trabajo (no el área) y los roles que le corresponden, los cuales se redactan con el verbo que describe la acción a su cargo sustantivado. Por ejemplo:

• Cargo: Responsable de Planificación del "área o comité involucrado"• Rol: Elaboración de la Planificación• Rol: Comunicación de la Planificación

En la definición de los roles sólo debe mencionarse la acción que el actor realiza en el proceso, tales como aceptar, aprobar, tomar decisiones, comunicar y roles similares, evitando detallar las actividades que deba ejecutar en el proceso.

Cuando se requiere narrar varias actividades o tareas consecutivas que debe ejecutar un mismo actor, sólo se lo menciona en la primera actividad o tarea. En las siguientes sólo se narra la acción sin volver a mencionarlo.

Los procesos se describen en forma resumida, definiendo sólo el nivel de actividades.

Cuando se requiere una descripción del trabajo con mayor detalle, el mismo no se narra en el proceso, sino que se invoca al procedimiento en el cual se detalla el trabajo a nivel de tarea, o en su caso a un instructivo/documento técnico.

Las políticas de procesos y las reglas de gestión son invocadas por los procesos, a fin de permitir su cumplimiento a través de la ejecución de las actividades.

Para la redacción de un proceso se deben definir cada uno de los conceptos que lo conforman, como se indica a continuación:

1. Quién

a. Es la persona o el sector de la organización responsable de ejecutar la acción (actividad o tarea) de un paso específico del proceso o procedimiento.

b. Rol que cumple en el Proceso o Procedimiento.

c. Si una Actividad o Tarea es automática, en lugar de la persona, debe nombrar el sistema de gestión o software, encargado de dicha acción.

2. Qué

a. Describe la acción (actividad o tarea) de quien debe llevarla a cabo.

b. Se expresa a través de un verbo (que implica acción), en tiempo presente.

3. Cuándo

a. Explicita momento o cumplimiento de una condición, por la cual la actividad o tarea se encuentra en condiciones de poder realizarse.

i. Periodicidad: actividad o tarea sujeta al cumplimiento de una fecha y/o período. Ej.: el primer día del mes, mensual, trimestral, etc.

ii. Condicionalidad: actividad sujeta al cumplimiento de una condición previamente establecida. Ej.: ejecutar una actividad una vez recibido el Informe XX, o cumplida una actividad previa XX.

b. Este concepto de temporalidad o condicionalidad estará presente cuando el proceso por sus características, así lo requiera.

4. Cómo

a. Indica la manera en la cual debe realizarse la actividad o tarea.

b. Se expresa a través de un verbo, en tiempo presente. Ej.: controla, registra, etc.

c. En las actividades o tareas que lo requieran, se indican también las autorizaciones, aprobaciones o conformidades.

5. Secuencia

a. Define el orden en el cual deben ejecutarse las actividades o tareas dentro de un proceso o procedimiento.

b. Cuando se requiere una bifurcación, también define en qué otra actividad o tarea diferente continúa la ejecución.

Para cada proceso debe definirse un disparador, que es el evento que dispara la ejecución del proceso, indicando que el mismo comienza a ejecutarse. El disparador puede ser una fecha, una orden, una notificación, un mail, o eventos similares.

Todo proceso debe tener un principio y un fin.

Los procesos se presentan en forma narrativa y gráfica. Para estandarizar la estructura de la narrativa de los procesos, se adoptan los cuatro pasos del círculo de mejora de calidad de Deming (Gráfico 1) y se definen los términos equiparables a dichos pasos.

• Por Operación se entiende las acciones de 2. Hacer y 3. Controlar.• Por Administración se entiende las acciones de 1. Planificar, 2. Hacer y 3. Controlar• Por Mejora Continua se entiende la acción de 4. Actuar• Por Gestión se entiende la ejecución de las cuatro acciones.

La redacción de los procesos debe seguir este enfoque, considerando las acciones de planificar, hacer y controlar, en ese orden, considerando que algunas actividades por sus características pueden no requerir la acción de planificar.

Para la presentación gráfica de los procesos se sugiere utilizar el esquema de notación del Anexo V. En todos los casos, deberá acompañarse la presentación gráfica con una referencia explicativa de la notación utilizada.

Para codificar los procesos utilizando el Nomenclador - Instructivo para identificar políticas, procesos y procedimientos, se deberá copiar al Nomenclador Detallado, el correspondiente código del Nomenclador General.

Para la elaboración (conjunta o separada) de políticas de proceso, reglas de gestión, procesos y/o procedimientos se procede como se indica seguidamente:

a) El responsable, tomando en cuenta el mapa de procesos consensuado o la necesidad de actualizar procesos, solicita al técnico de procesos la planificación de actividades para la elaboración y documentación de las políticas de proceso, los procesos y sus respectivas reglas de gestión y/o procedimientos, según el caso que corresponda.

b) El técnico de proceso analiza el mapa de procesos y elabora el plan de trabajo.

c) El responsable analiza la planificación.

1) Si está de acuerdo, define las prioridades y sigue en d).

2) Si no está de acuerdo, sigue en b).

d) Comunica a todos los involucrados la planificación y las prioridades definidas.

e) El técnico de proceso releva la información necesaria y elabora las políticas de proceso, los procesos y sus respectivas reglas de gestión y/o procedimientos, según el caso que corresponda.

f) Consensua el contenido del documento con las áreas relevadas.

1) Si las áreas relevadas están de acuerdo con el contenido, sigue en g)

2) Si las áreas relevadas no están de acuerdo con el contenido, sigue en e).

g) Eleva a consideración del responsable.

h) El responsable verifica la coherencia con el marco normativo aplicable y las políticas internas comunicadas.

1) Si considera que poseen la calidad adecuada, sigue en i)

2) Si considera que no poseen la calidad adecuada, sigue en e).

i) El responsable solicita la aprobación de las políticas de proceso, los procesos y sus respectivas reglas de gestión y/o procedimientos, según el caso que corresponda, de acuerdo a lo establecido en la Secuencia de aprobación y publicación contenida en la Resolución MTEySS Nº 893/10 - Norma para elaborar procesos y procedimientos.

VIII. Pautas para la presentación de documentosSe deben tener en cuenta los siguientes elementos para la presentación de documentos producto de la elaboración del diagnóstico de situación actual, lineamientos de mejora, modelo de gestión, mapa de procesos, políticas internas, procesos, procedimientos y otros documentos que se requiera, no contemplados en las categorías mencionadas anteriormente.

• Tamaño del papel: A4 21.00 cm x 29.7 cm.• Tipo de letra: Arial 11, puntos.• Alineación: justificada.• Interlineado entre líneas de un mismo párrafo: Sencillo• Espaciado entre párrafos: preferentemente, 6 puntos en anterior y posterior.• Carátula• Encabezado: donde el lema del año corresponde al del año en que se emite el documento, en Arial 8 alineado a la derecha. El resto de la información utiliza Arial 11, según el siguiente modelo:

• Versión:

• Cuando el documento se encuentra en proceso de elaboración y se utiliza como borrador de trabajo interno, se identifica como "Versión preliminar".

• Una vez que se envía para el proceso formal de aprobación se debe denominar como "Versión 1".

• Cuando se requiere la revisión de las versiones vigentes, se identifica con el término "En revisión".

•Una vez que se envía para el proceso formal de aprobación se debe identificar con el siguiente número de versión que corresponda.

• Fecha de emisión: corresponde a la fecha en que se terminó de confeccionar el documento y se inicia el proceso formal de aprobación. Tiene formato de dos dígitos para el día, para el mes y cuatro dígitos para el año, "DD/MM/AAAA".

• Título del documento: en el caso de documentos codificados, como los documentos sobre procesos y procedimientos que están nomenclados según un código que se construye de acuerdo al Nomenclador - Instructivo para identificar Políticas, Procesos y Procedimientos, el código es el título del documento.

VIII.1. Cuerpo del documento de procesos

Los datos mínimos a completar en el cuerpo del documento de procesos son los siguientes:

• Listado de Distribución o Acceso al Documento• Registro de Aprobación - Responsables y fechas de:• Confección• Conformidad• Intervención de Coordinación de Planificación Estratégica• Intervención de Auditoría Interna• Aprobación• Número y Fecha de Norma de Aprobación• Registro de Revisión:• Número• Fecha• Descripción de la modificación• Objetivo• Alcance• Normativa de Referencia• Gráfica del Proceso y referencia de la notación utilizada• Narrativa del Proceso

VIII.2. Cuerpo del documento de procedimientos

Los datos mínimos a completar en el cuerpo del documento de procedimientos son los siguientes:

• Listado de Distribución o Acceso al Documento• Registro de Aprobación - Responsables y fechas de:• Confección• Conformidad• Intervención de Coordinación de Planificación Estratégica• Intervención de Auditoría Interna• Aprobación• Número y Fecha de Norma de Aprobación• Registro de Revisión:• Número• Fecha• Descripción de la modificación• Objetivo• Alcance• Normativa de Referencia• Gráfica del Procedimiento y referencia de la notación utilizada• Narrativa del Procedimiento

VIII.3. Cuerpo del documento de instructivos

Los datos mínimos a completar en el cuerpo del documento de instructivos son los siguientes:

• Listado de Distribución o Acceso al Documento• Registro de Aprobación - Responsables y fechas de:• Confección• Aprobación• Registro de Revisión:• Número• Fecha• Descripción de la modificación• Objetivo• Alcance• Narrativa del Instructivo

Anexo I. Glosario

Administrar: Implementar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través del planeamiento, la organización, la dirección y el control de los esfuerzos realizados en todas las áreas y todos los niveles, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

Analizar: Hacer distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos.

Aplicar: Emplear los principios o procedimientos de alguna cosa para mejorar o conseguir un determinado fin.

Archivar: Guardar documentos o papeles en un lugar, bajo custodia.

Area de máximo nivel: Hace referencia al nivel máximo jerárquico dentro de la estructura del Ministerio. Ejemplo: Unidad Ministro, Secretaría, Subsecretaría.

Area de nivel superior: Refiere al área de nivel jerárquico superior. Ejemplo: El área de Seguridad Informática tiene como área de nivel superior a la Dirección de Sistemas Informáticos.

Atender: Tener en cuenta o en consideración alguna cosa.

Autorizar: Dar facultad para hacer algo. Aprobar o abonar.

Calificar: Apreciar o determinar las calidades o circunstancias de una persona o cosa.

Capacitar: Transmitir conocimientos específicos o destrezas.

Clasificar: Ordenar o disponer por grado, calidad u oficio.

Codificar: Hacer o formar un cuerpo de temas, metódico y sistemático. Asignar código de identificación a formularios o documentos.

Comparación: Establecer diferencias entre las operaciones realizadas y los criterios, normas, procedimientos y prácticas que se utilizan habitualmente.

Competencia: Facultad que un ente puede legítimamente ejercer.

Compilar: Reunir en un solo cuerpo de obra, partes, extractos de diversas fuentes.

Comunicar: Hacer saber a otro alguna cosa.

Conciliación: Examen de la información emanada de diferentes fuentes, con relación a la misma materia, a efectos de verificar su concordancia y determina, de esa manera la validez y veracidad de los registros e informes que se están examinando.

Conformar: Ajustar, concordar una cosa con otra.

Confrontar: Cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental de las transacciones registradas.

Controlar: Acción de verificar para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones transmitidas y principios establecidos. Su objetivo en localizar puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que se traduzcan en errores.

Coordinar: Disponer cosas metódicamente. Concertar medios, esfuerzos para una acción común.

Cumplir: Ejecutar, llevar a cabo. Hacer aquello que debe o a que está obligado.

Definir: Decidir, determinar, resolver una cosa dudosa.

Detectar: Poner de manifiesto, mediante evidencias, lo que no puede ser observado directamente.

Determinar: Tomar resolución. Fijar los términos. Señalar, fijar una cosa para algún efecto.

Diagnosticar: Realizar una investigación de carácter explicativo cuya finalidad, aunque no exclusiva, consiste en resolver problemas concretos y específicos de generalización bastante restringida.

Dirigir: Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones específicas y generales, y la de funcionar como líder. Encaminar la intención y las operaciones a determinado fin.

Dirimir: Ajustar, resolver, componer una controversia.

Diseñar: Hacer descripción o bosquejo de alguna cosa. Hecho por palabras.

Disponer: Mandar lo que ha de hacerse. Ejercitar en las cosas facultades de dominio, enajenarlas o grabarlas.

Documentar: Plasmar en los papeles de trabajo todo lo relacionado con el ejercicio de la auditoría (pruebas, hallazgos, conclusiones) de manera uniforme, exacta y concisa.

Efectuar: Ejecutar.

Ejecutar: Poner por obra una cosa.

Elaborar: Preparar un producto por medio de un trabajo adecuado.

Emitir: Tratándose de juicios, dictámenes, opiniones, etc., darlos, manifestarlos por escrito o de viva voz.

Entregar: Poner en manos o en poder de otro un documento, cosa o cargo.

Enviar: Mandar, remitir algo a un destinatario.

Establecer: Ordenar, mandar, decretar.

Estudiar: Ejercitar el entendimiento para alcanzar o comprender una cosa.

Evaluar: Señalar el valor de una cosa. Estimar, apreciar, calcular el valor de una cosa. Tomar conocimiento de los logros y deficiencias.

Expedir: Dar curso a las causas y negocios despacharlos. Remitir.

Hallazgo: Es el resultado obtenido de una prueba o evaluación efectuada. Situaciones que revelan el apartamiento de las normas o prácticas estimadas razonables.

Impartir: Instruir, comunicar un trabajo.

Impulsar: Estimular, promover una acción.

Informar: Suministrar el conocimiento disponible para el uso inmediato.

Interpretar: Explicar o declarar el sentido de una cosa. Explicar con acierto o no, acciones o sucesos que pueden ser entendidos de diferente modo.

Intervenir: Tomar parte en un asunto, sin tener responsabilidad primaria.

Lista de Chequeo: Relación de variables que pueden ser inventariables y verificables.

Mantener: Proseguir voluntariamente en lo que se está ejecutando.

Modificar: Transformar o cambiar una cosa.

Notificar: Hacer saber una resolución de la autoridad con las formalidades preceptuadas para el caso.

Optimizar: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

Organizar: Estructurar e integrar los recursos y los órganos responsabilizados de su administración y establecer relaciones entre ellos, así como sus atribuciones.

Orientar: Dirigir o encaminar una cosa hacia un fin determinado.

Participar: Tener parte en un asunto determinado.

Planificar: Establecer un objetivo y determinar medios, métodos y recursos para alcanzarlo.

Preparar: Poner algo del modo conveniente para cierto fin.

Presentar: Hacer manifestación de una cosa.

Prevenir: Preparar con anticipación las cosas necesarias para un fin. Tomar medidas para evitar un daño, un peligro.

Prever: Darse cuenta por anticipado de algo que va a suceder.

Producir: Originar, ocasionar. Manifestar a la vista y examen aquellas razones o motivos o las pruebas que pueden apoyar su justicia o el derecho que tiene para su pretensión.

Proferir: Pronunciar, decir, emitir.

Programa de Auditoría: Es la guía del trabajo a realizar en donde se indican los procedimientos de auditoría.

Programar: Ordenar racionalmente las actividades en tiempo y lugar, asignando recursos disponibles para dar cumplimiento a las etapas de un plan establecido.

Promover: Iniciar o adelantar una cosa, procurando su logro.

Propender: Inclinarse a una cosa por especial afición, índole u otro motivo.

Proponer: Manifestar con razones una cosa para conocimiento de uno, o para inducirle a adoptarla.

Propugnar: Defender o apoyar la realización de una cosa.

Proyectar: Idear y representar una posible realidad futura.

Realizar: Hacer real y efectiva una cosa.

Recaudar: Cobrar o percibir cantidades de dinero.

Recibir: Tomar lo que le dan o le envían. Hacerse cargo uno de lo que le dan o lo que le envían.

Recomendar: Posibles pasos a seguir para procurar corregir las falencias detectadas.

Recopilar: Juntar en compendio, recoger o unir diversas cosas.

Referenciación: Cruce o relación, entre planillas o en la misma hoja de trabajo, de los mismos datos o información.

Registrar: Anotar una cosa en un libro o registro. Dejar impresa o grabada una cosa en un instrumento adecuado.

Reglamentar: Sujetar a reglamento un instituto o una materia determinada.

Reglamento: Regulación de actividades, comportamiento u otras acciones que se relacionan con un ente, en el marco de los prescripto por una norma previa, emanada de autoridad competente.

Regular: Expresar las normas a las que debe ajustarse cierta cosa.

Relevamiento: Captación determinado de datos referidos a un determinado ámbito con un objetivo prefijado.

Remitir: Hacer una referencia a un escrito o normativa. Indicar en un escrito que puede remitir a otro escrito o documento.

Reportar: Dar noticia o informe.

Representar: Cumplir una persona o cosa en cierta circunstancia o lugar las funciones o el papel de otra.

Resolver: Adoptar decisiones definitivas. Implica tener facultades atribuidas al efecto.

Responder: Satisfacer el argumento, duda o demanda.

Responsabilidad: Obligación asignada a una persona y que comporta el cumplimiento adecuado de una acción determinada.

Revisar: Analizar las características que debe cumplir una actividad, informe, documento, etc. Examinar una cosa para ver si está bien o si necesita corrección.

Seguimiento: Proceso de verificación del grado de desviación del cumplimiento de las actividades y tareas ejecutadas frente a las actividades tareas programadas. Rastreo de una recomendación o sugerencia hecha por el auditor a la entidad vigilada con el fin de verificar su adecuada implementación.

Seleccionar: Acción y efecto de elegir a una persona de otras, separándola de ellas y prefiriéndola.

Sistema de Información: Es la red de comunicaciones que examina y recupera los datos provenientes del ambiente a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa, que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información deseada. Es la red de comunicaciones que establece un vínculo entre todos los elementos del sistema y entre éste y su entorno.

Solicitar: Pedir algo con las formalidades exigidas.Suministrar: Proveer a alguien algo que necesita.

Supervisar: Realizar un proceso permanente de revisión específica de la ejecución de funciones, operaciones y actividades, con el fin de establecer si éstas se cumplen en la forma correcta, según las normas que las regulan o especificaciones que se hayan determinado.

Suscribir: Firmar al pie o al final de un escrito.

Sustanciar: Diligenciar una cosa o proceso poniendo en claro los hechos para poder dictar sentencia.

Trabajo de Campo: Conjunto de actividades que se realizan con el fin de recopilar información mediante la aplicación de técnicas de investigación en las oficinas de la entidad auditada.

Tramitar: Hacer pasar un documento o negocio por los trámites exigidos para su resolución.Vigilar: Observar sobre una persona o cosa, o atender exacta y cuidadosamente de ella.Anexo II. Formulario sugerido para Convocatoria a reunión grupo de trabajo

Anexo III. Formulario sugerido para Minuta de reunión

Anexo IV. Formulario sugerido para Relevamiento de áreas usuarias

Anexo V. Notación sugerida para graficar procesos

La notación propuesta se basa en el estándar de modelado EPC (Evident-driven Process Chain). Esta referencia deberá transcribirse en todos los documentos que utilicen esta notación.

e. 01/03/2011 Nº 21911/11 v. 01/03/2011