Decreto 561

Texto Original

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Decreto 561/2016

Apruébase implementación.

Bs. As., 06/04/2016

VISTO la Ley N° 25.506, el Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del2002, el Decreto N° 333 del 19 de febrero de 1985, el Decreto N° 13 defecha 10 de diciembre de 2015, el Decreto N° 13 del 5 de enero de 2016y el Expediente N° CUDAP: EXP-JGM 0005914/2016, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 25.506 establece el valor jurídico del documentoelectrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo48 dispone que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones yentidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoveráel uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite eltrámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticasde la información y seguimiento y control por parte del interesado,propendiendo a la progresiva despapelización.

Que por el artículo 23 octies de la Ley de Ministerios (Ley N° 22.520,texto ordenado por Decreto N° 438/92, y sus modificatorias), seestableció entre las competencias del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN lasde diseñar, coordinar e implementar la incorporación y mejoramiento delos procesos, tecnologías, infraestructura informática y sistemas ytecnologías de gestión de la Administración Pública Nacional; actuarcomo Autoridad de Aplicación del régimen normativo que establece lainfraestructura de firma digital para el sector público nacional; eintervenir en el desarrollo de sistemas tecnológicos con alcancetransversal o comunes a los organismos y entes de la AdministraciónPública Nacional, Centralizada y Descentralizada.

Que la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN se enmarca en laspolíticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la jerarquizacióndel empleo público y su vínculo con las nuevas formas de gestión querequiere un Estado moderno, como así también en el desarrollo detecnologías aplicadas a la Administración Pública Nacional Centralizaday Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión de laAdministración Pública Nacional.

Que por el Decreto N° 13/16 se encomienda a la SECRETARÍA DEMODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, entreotras, las funciones de entender en las propuestas e iniciativas detransformación, innovación, mejora continua e integración de losprocesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión delSector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación depolíticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo yplataformas tecnológicas; y en el marco regulatorio del régimenrelativo a la validez legal del documento y firma digital, así comointervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación deestos últimos a los circuitos de información del Sector PúblicoNacional y con su archivo en medios alternativos al papel.

Que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del SectorPúblico Nacional requiere la implementación de sistemas electrónicos degestión documental, con el objetivo de acelerar los trámites, aumentarla transparencia, facilitar el acceso a la información, posibilitar laintegración e interoperabilidad de los sistemas de información y dotara los organismos de una herramienta moderna para elevar la calidad dela gestión.

Que en el marco de la política de modernización de la AdministraciónPública que impulsa el Gobierno Nacional, resulta necesario implementaren el ámbito del Sector Público Nacional la paulatina y progresivaincorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones yprocedimientos de la Administración de modo de dotarlos de mayoresniveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.

Que actualmente se encuentran en desarrollo diversos proyectosencaminados a la digitalización de procesos tales como el sistema decompras electrónicas, el sistema de gestión integral de recursoshumanos y el sistema de gestión documental; estos procesos requierenineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que permitala creación, registro y archivo de documentos electrónicos.

Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en lasustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos,permitirá mayor control y seguridad en la tramitación de los mismos;posibilitará una única numeración y minimizará la utilización dedocumentos basados en papel, sin menoscabo alguno a la seguridadjurídica.

Que paralelamente, con la adopción de dichas medidas, se lograráincrementar el acceso a la información pública por parte de laciudadanía y se permitirá alcanzar mayor celeridad y simplificación enlas gestiones administrativas.

Que es necesario disponer de una plataforma de gestión de expedientes yadministración electrónica, que incluya la compatibilidad yoptimización de los procedimientos internos de gestión, reemplazandolos expedientes en papel por expedientes electrónicos integrados en sutotalidad por documentos digitales para lograr la despapelización de laadministración pública tal como lo prevé la Ley N° 25.506.

Que para reemplazar el expediente en papel por el expedienteelectrónico, se requiere de un sistema electrónico de gestióndocumental que contenga y administre todas las reglas para generar yalmacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendofunciones tales como generación, comunicación, firma individual y firmaconjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas porcontenido, niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otrasfuncionalidades que garanticen la disponibilidad de la documentaciónoficial.

Que el Sector Público Nacional debe dotarse de una infraestructuratecnológica robusta, escalable, sustentable en el tiempo y eficiente,que tenga en miras aumentar la productividad, establecer una estrategiacomún de implementación de sistemas, evitar la diversidad detecnologías tanto de software como de hardware, proporcionar serviciosavanzados de desarrollo, y facilitar la implantación.

Que las entidades y jurisdicciones que componen el Sector PúblicoNacional cuentan con diferentes sistemas de gestión documental, entrelos que se encuentra el ComDoc, pero ninguno de ellos es totalmenteelectrónico sino que mantienen el expediente en papel en formasimultánea.

Que es necesario entonces unificar el sistema de gestión documentalmediante el uso compartido de un mismo sistema que permita latramitación integral en formato electrónico, pases entre organismos yaccesos remotos, reemplazando el uso del papel.

Que el Decreto N° 333/85 por el cual se aprueban las normas para laelaboración, redacción y diligenciamiento de actos y documentaciónadministrativa que se utilizan en las actuaciones realizadas en soportepapel, no resulta de aplicación a los documentos electrónicos dadas lascaracterísticas tecnológicas de los sistemas informáticos.

Que a fin de optimizar la política de implementación de sistemastransversales para la administración pública, es necesario fortalecerel funcionamiento de la Infraestructura de Firma Digital de laRepública Argentina mediante la asignación de las funciones yobligaciones establecidas en los artículos 13 y 14 del Decreto N°2628/02 a la SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al MINISTERIODE MODERNIZACIÓN y la función de organismo auditante a la SINDICATURAGENERAL DE LA NACIÓN.

Que han tomado debida intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOSJURÍDICOS del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DEASUNTOS JURÍDICOS de la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DELA NACIÓN.

Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribucionesconferidas por el artículo 99, incisos 1 y 2 de la CONSTITUCIÓNNACIONAL.

Por ello,

EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA

DECRETA:

Artículo 1° — Apruébase laimplementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— comosistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento yregistración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes delSector Público Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para laimplementación de gestión de expedientes electrónicos.

Art. 2° — Las entidades yjurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 quecomponen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDEpara la totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo alcronograma que fije el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo delComDoc u otros sistemas de gestión documental en uso.

Art. 3° — Desígnase a laSECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN, o a quién ésta designe, como administradora del sistemaGDE y en consecuencia le compete:

a) Administrar en forma integral el Sistema;

b) Habilitar a los administradores locales;

c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas;

d) Actualizar las tablas referenciales;

e) Asignar usuarios y permisos;

f) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema;

g) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema.

Art. 4° — A los fines de laimplementación y funcionamiento del sistema GDE, en los Ministerios,Secretarías y demás organismos que integran el Sector Público Nacional,su máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán comoAdministradores Locales.

Art. 5° — Al Administrador Local le compete:

a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;

b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;

c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.

Art. 6° — Facúltase a laSECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias yoperativas necesarias para la implementación del sistema aprobado porel artículo 1° del presente, y el funcionamiento de los sistemasinformáticos de gestión documental.

Art. 7° — La SECRETARÍA DEMODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓNADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y capacitaciónnecesarias para la implementación y funcionamiento del sistema GDE enel Sector Público Nacional.

Art. 8° — Asígnanse alMINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en su carácter de Autoridad de Aplicaciónde la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina, lasfunciones establecidas en los incisos a), d) e i) del artículo 13 delDecreto N° 2628/02. Asimismo, fijará los aranceles establecidos en elartículo 16 del citado Decreto N° 2628/02.

Art. 9° — Asígnanse a laSECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN, las funciones establecidas en los incisos b), c), e),f), g), h), j), k), I), m), n), o) y p) del artículo 13 y lasobligaciones definidas en el artículo 14, ambas del Decreto N° 2628/02.

Art. 10. — Instrúyese a laSINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para realizar las auditorías previstasen el Capítulo VII de la Ley N° 25.506. Los certificadores licenciadoso en proceso de licenciamiento pertenecientes al sector privadoabonarán el arancel de auditoría que fije el ente licenciante.

Art. 11. — Las normascontenidas en el Decreto N° 333/85 y sus normas complementarias ymodificatorias no se aplican al sistema que se aprueba en el Artículo1°.

Art. 12. — Comuníquese,publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial yarchívese. — MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.