Resolución 7/2016

Texto Original

Secretaríade Modernización Administrativa

MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

Resolución 7/2016

Gestión Documental Electrónica.

Bs. As., 02/06/2016

VISTO el Expediente Nº Nº EX-2016-00009438- -APN-SECMA#MM del Registrodel MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, la Ley N° 25.506, los Decretos 434 del1º de marzo de 2016 y 561 del 6 de abril de 2016, la Resolución N° 65del 21 de abril de 2016 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, lasResoluciones Nros. 3 del 21 de abril de 2016 y 4 del 9 de mayo de 2016de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital, reconoce la eficacia jurídicadel documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, yen su artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de lasjurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N°24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma queposibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas,búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control porparte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que el Decreto Nº 434/16, que aprueba el PLAN DE MODERNIZACIÓN DELESTADO, contempla como uno de sus cinco ejes al PLAN DE TECNOLOGÍA YGOBIERNO DIGITAL, proponiendo implementar una plataforma horizontalinformática de generación de documentos y expedientes electrónicos,registros y otros contenedores que sea utilizada por toda laadministración a los fines de facilitar la gestión documental, elacceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de losplazos en las tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.

Que el Decreto Nº 561/16 aprueba la implementación del sistema deGESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) como sistema integrado decaratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos detodas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,actuando como plataforma para la gestión de expedientes electrónicos.

Que el Artículo 6 del Decreto Nº 561/16, faculta a la SECRETARÍA DEMODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictarlas normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias parala implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) yel funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.

Que la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN establecióel cronograma de implementación de los módulos de ComunicacionesOFICIALES (ccoo), GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO)y de Expediente Electrónico (EE), todos parte del sistema de GestiónDocumental Electrónica (GDE).

Que la Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA dispone en su artículo 2 que los organismos comprendidosen el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo GENERADORELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de GESTIÓNDOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Decreto y de DecisiónAdministrativa a partir del 15 de junio de 2016.

Que, asimismo, la mencionada Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DEMODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA establece en su artículo 3 que losorganismos comprendidos en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 delMINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del móduloGENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema deGESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Resolución y deDisposición a partir del 15 de julio de 2016.

Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DECOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN ha tomadola intervención que le compete.

Que la presente medida se dicta en virtud de las facultades conferidaspor el Decreto Nº 561/16.

Por ello,

EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN

RESUELVE:

Artículo 1° — Todos losdocumentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán queser previamente generados en forma electrónica a través de los módulosde Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador ELECTRÓNICO de DocumentosOficiales (GEDO), EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE), o bien, si existieran enpapel u otro formato, deberán ser digitalizados a través de GEDO.

El módulo EE solicita a GEDO la generación de los siguientes documentosen forma automática:

a) Carátula: Todo expediente electrónico debe caratularse conforme alNomenclador de Tratas.

b) Trata: Término utilizado para demandar la definición sucinta deltrámite que origina la apertura de un expediente. Es uno de loselementos informativos que integra la carátula.

c) Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevaciónde un expediente o documento. Se utiliza para intervenciones que norequieren fundamentación o cuestiones de mero trámite. La providenciano puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámiteprevio. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.Se genera cada vez que se realiza un pase.

Art. 2° — Los funcionarios yagentes de los Organismos comprendidos en los artículos 1°, 2° y 3° dela Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberánsolicitar su usuario y clave al administrador local del sistema deGESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) de su organismo.

Art. 3° — Los usuarios delsistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) que utilicen el móduloExpediente Electrónico (EE) deben registrar previamente sus “DatosPersonales” en el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).

Art. 4° — El acceso al sistemade GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) se realiza a través de unnavegador, por medio de la siguiente dirección: http://eu.gde.gob.ar.

Art. 5° — Los documentoselectrónicos oficiales generados en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTALELECTRÓNICA (GDE) serán archivados en el REPOSITORIO DE DOCUMENTOSOFICIALES (RUDO), en un formato que garantice su perdurabilidad,autoría, integridad, inalterabilidad y accesibilidad.

Art. 6° — El sistema de GESTIÓNDOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) será el único sistema integrado decaratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos detodas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, deacuerdo a lo establecido en el artículo 1° del Decreto N° 561/16.

Art. 7° — Los responsables delas unidades de DESPACHO Y MESA DE ENTRADAS de los organismoscomprendidos en el artículo 3° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIODE MODERNIZACIÓN procederán a la caratulación de expedientes en elmódulo de EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE) exclusivamente, con prescindenciade cualquier otro programa de gestión documental en uso.

Art. 8° — Establécese que losresponsables de las Unidades de Mesa de Entradas y Despacho de losOrganismos comprendidos en el artículo 2° de la Resolución N° 65/16 delMINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán cerrar los registros de los actosadministrativos instrumentados en soporte papel, de acuerdo alcronograma establecido en los artículos 2° (para Decretos y DecisionesAdministrativas) y 3° (para Resoluciones y Disposiciones) de laResolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, ydeberán informar, mediante el módulo de COMUNICACIONES OFICIALES(CCOO), a la DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA,dependiente de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA de laSECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, el último número asignado adichos actos administrativos obrante en sus respectivos registros, alos fines de proceder a la continuación de la numeracióncorrespondiente en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE).

Art. 9° — Los usuarios delsistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán solicitarasistencia técnica a la Mesa de Ayuda disponible enhttp://intranet.gde.gob.ar

Art. 10. — Los usuarios delsistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán inscribirse enlos cursos de capacitación GDE a través de los coordinadores técnicosde capacitación de su organismo o bien por correo electrónico a lasiguiente dirección: capacitación-gde@modernizacion.gob.ar

Art. 11. — Comuníquese lapresente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.

Art. 12. — Comuníquese,publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial yarchívese. — Eduardo N. Martelli.