Resolución E 44/2016

Texto Original

MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Resolución 44 - E/2016

Ciudad de Buenos Aires, 30/12/2016

VISTO la Ley Nro. 25.506, los Decretos Nros. 13 del 5 de enero de 2016,561 del 6 de abril de 2016 y 1131 del 28 de octubre de 2016, elExpediente Electrónico Nro. EX-2016-05329142- -APN -SECMA#MM, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce la eficacia jurídica deldocumento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en suartículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de lasjurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N°24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma queposibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas,búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control porparte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementarmecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos decalidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicasque permitan una mejor utilización de la información de laAdministración.

Que por el Decreto N° 13/2016 se estableció entre los objetivos de laSECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DEMODERNIZACIÓN, el de entender en el marco regulatorio del régimenrelativo a la validez legal del documento y firma digital, así comointervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación deestos últimos a los circuitos de información del Sector PúblicoNacional y con su archivo en medios alternativos al papel.

Que a través del Decreto N° 561/16 se aprobó la implementación delsistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema integradode caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientosde todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,actuando como plataforma para la implementación de gestión deexpedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintosdocumentos electrónicos que forman parte de los mencionadosexpedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dichosistema.

Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131 del 28 de octubre de 2016se reguló la digitalización y archivo de documentos en formatoelectrónico, facultando a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVAdel MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas,aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos deguarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema deGestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso dedigitalización, archivo y conservación de documentos de gestión ensoporte papel en el ámbito del sector público nacional.

Que en este sentido, corresponde el dictado de la norma legal queprecise las cuestiones expresadas precedentemente. Que la presentemedida se dicta en uso de las facultades otorgadas por el artículo 4°del Decreto N° 1131/16.

Por ello,

EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

RESUELVE:

ARTÍCULO 1° — Apruébase la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación yGuarda de Actuaciones Administrativas”, que será de aplicación a todoslos expedientes en soporte papel o electrónico y que como Anexo I(IF-2016-05338122-APN -SSGA#MM) forma parte integrante de la presente.

ARTÍCULO 2° — Apruébase el “Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo uRecuperación de Expedientes Electrónicos”, que como Anexo II(IF-2016-05338111-APN -SSGA#MM) forma parte integrante de la presente.

ARTÍCULO 3° — Los plazos mínimos de conservación y guarda estipuladospor la Tabla aprobada en el Artículo 1° serán de aplicación obligatoriaen las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de laLey Nro. 24.156 que integran el Sector Público Nacional.

ARTÍCULO 4° — Los documentos creados utilizando el módulo GEDO sonautomáticamente archivados en el Repositorio Único de DocumentosOficiales —RUDO— del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE.

ARTÍCULO 5° — Los documentos originales en soporte papel que deban serutilizados en algún trámite electrónico, deberán ser previamentedigitalizados a fin de ser archivados en el RUDO, de acuerdo alprotocolo de escaneo IF-2016-05338096-APN -SSGA#MM que como Anexo IIIforma parte de la presente.

ARTÍCULO 6° — Los expedientes en soporte papel, cualquiera sea suestado de tramitación, podrán ser digitalizados conforme elprocedimiento que se aprueba en el Artículo 5°, y su tramitacióncontinuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimientode depuración del expediente en soporte papel.

ARTÍCULO 7° — Los expedientes que tramitan en soporte papel se archivanpor el organismo de origen según el plazo de guarda establecido elArtículo 1ro. Los expedientes que tramitan en el sistema de GestiónDocumental Electrónica – GDE, se archivan según el procedimiento deGuarda Temporal, Archivo y Recuperación descripto en el Anexo II(IF-2016-05338111-APN -SSGA#MM) que forma parte integrante de lapresente.

ARTÍCULO 8° — Vencidos los plazos de guarda de las actuacionesadministrativas, conforme a la Tabla aprobada por el artículo 1°, sedeberá proceder a su depuración.

Esta acción deberá ser autorizada previamente por un funcionario conrango no inferior a Director General o Nacional perteneciente alorganismo o jurisdicción donde se hubiera archivado el expediente,mediante la firma por sistema GEDO de un “Actade Depuración deExpedientes”, donde deberán constar todos los datos de identificacióndel expediente (carátula, número, fojas, organismo de origen, asunto).

ARTÍCULO 9° — Los expedientes con plazo de guarda vencido, que acriterio del funcionario autorizante tengan valor histórico, deberánremitirse a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DEINTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA. Previoa dicha transferencia, el funcionario con rango no inferior a DirectorGeneral o Nacional, deberá confeccionar un “Acta de transferencia deExpedientes” utilizando el módulo GEDO, en la que conste el motivo dela transferencia.

ARTÍCULO 10. — Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN – SIGEN.

ARTÍCULO 11. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacionaldel Registro Oficial y archívese. — EDUARDO NICOLÁS MARTELLI,Secretario, Secretaría de Modernización Administrativa, Ministerio deModernización.

NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en laedición web del BORA —www.boletinoficial.gob.ar— y también podrán serconsultados en la Sede Central de esta Dirección Nacional (Suipacha 767- Ciudad Autónoma de Buenos Aires).

e. 02/01/2017 N° 101392/16 v. 02/01/2017

(NotaInfoleg:Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de laedición web de Boletín Oficial. Los mismos pueden consultarse en elsiguiente link: AnexoI, AnexoII, AnexoIII).